身為診所經營者或醫療從業人員，您是否清楚掌握診所病歷封存的最新規定？確保病歷管理不僅合規，更能保障醫病雙方權益至關重要。本文將深入探討診所病歷封存的最新規定，涵蓋病歷保存期限、保存方式、電子病歷管理、病歷調閱與銷毀等重要面向。我們將提供實務操作指南與合規建議，助您建立完善的病歷管理制度，避免不必要的法律風險.
從事醫療資訊管理多年，我深知病歷管理對診所營運的重要性。除了符合法規要求外，妥善管理病歷更能提升診療品質、減少醫療糾紛。診所應定期檢視並更新病歷管理政策，加強員工資訊安全教育訓練. 此外，善用科技工具，例如具備完善資安防護機制的電子病歷系統，能有效提升病歷管理的效率與安全性.
若您在病歷封存管理方面有任何疑問，歡迎聯絡【展正國際法律事務所 黃偉琳律師】。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
根據您提供的文章內容與指示，我將為您整理出3條簡短且具高實用價值的建議，以協助診所經營者、醫療從業人員和法務人員掌握「診所病歷封存的最新規定」：
- 定期檢視並更新病歷管理政策： 至少每半年一次，檢視並更新診所的病歷管理政策，確保符合最新的法規要求，並納入最新的資訊安全技術和最佳實踐。這能有效預防潛在的法律風險，並提升病歷管理的效率。
- 加強員工資訊安全教育訓練： 參考相關機構提供的教材範本，定期為員工提供資訊安全教育訓練，強化他們對病歷管理相關法規的認識和理解，以及對於電子病歷系統的資訊安全風險評估與防護能力。這能有效降低人為疏失導致的資訊洩漏風險。
- 善用具備完善資安防護機制的電子病歷系統： 考慮導入或升級至具備完善資安防護機制的電子病歷系統，例如具備標準作業程序、權限管控機制、緊急應變機制、系統安全機制、傳輸加密機制和安全事故處理機制的系統。這能有效提升病歷管理的效率與安全性，並符合法規對於電子病歷管理的嚴格要求。
以下為您撰寫的文章段落，著重於電子病歷的儲存與銷毀，並提供實質幫助的內容：
電子病歷的儲存與銷毀：診所病歷封存的最新規定
隨著醫療資訊科技的快速發展，越來越多的診所選擇採用電子病歷系統來提升效率和管理品質。然而，電子病歷的儲存與銷毀不僅僅是技術問題，更涉及嚴格的法律法規遵循。身為醫療資訊管理的專家，我將為各位診所經營者、醫療從業人員和法務人員深入解析電子病歷儲存與銷毀的最新規定，確保您的診所運營合規且安全。
電子病歷系統的安全管理機制
根據最新的《醫療機構電子病歷製作及管理辦法》，診所導入電子病歷系統時，必須具備完善的安全管理機制，以保障病患的個人資料安全。這些機制包括：
- 標準作業程序： 診所應訂定系統建置、維護、稽覈、管制的標準作業程序，並保留可供查覈的執行紀錄。
- 權限管控機制： 診所應針對電子病歷的存取、增刪、查閱、複製等操作，建立嚴格的使用權限管控機制，並確實執行。
- 緊急應變機制： 診所應針對系統故障，訂定緊急應變計畫，並定期演練，確保在突發狀況下能迅速恢復系統。
- 系統安全機制： 診所應具備完善的系統安全防護機制，包括使用者身分確認、個人資料顯示的隱碼保護、系統開發及應用軟體的驗證程序、系統使用及資料存取的監控措施、以及網路入侵防範措施。
- 傳輸加密機制： 診所應使用國際標準組織通用的加密機制，確保網路傳輸電子病歷時的資料安全。
- 安全事故處理機制： 診所應建立安全事故處理機制，針對系統遭入侵、資料洩漏、毀損等事件，制定預防、通報、應變、檢討及修正措施。
診所應定期檢視並更新這些安全管理機制，以應對不斷變化的資安風險。此外，診所也應加強員工的資訊安全教育訓練，提升他們對病歷管理相關法規的認識和理解，強化他們對於電子病歷系統的資訊安全風險評估與防護、資料加密、存取控制、稽覈追蹤等概念。衛生福利部可能提供相關的教材範本，診所可參考使用。
電子病歷的儲存規定
電子病歷的保存期限與紙本病歷相同，一般病歷至少應保存七年。如果是未成年者的病歷，則至少應保存至其成年後七年。涉及人體試驗的病歷，則應永久保存。診所應確保在規定的保存期限內，電子病歷的內容可以完整呈現，並可隨時列印或取出供查驗。為了確保電子病歷的安全與可存取性，診所應注意以下幾點：
- 定期備份：診所應建立完善的備份機制，定期將電子病歷資料備份至其他儲存媒體或異地備援系統，以防止資料遺失或損毀。
- 異地備援：除了本地備份外，診所也應考慮將備份資料儲存於異地，以應對天災、火災等不可預測的風險。
- 雲端儲存：若診所選擇將電子病歷儲存於雲端，應選擇信譽良好且符合相關安全規範的雲端服務供應商，並簽訂詳細的服務合約。此外，診所也應將病歷資料進行加密，以防止未經授權的存取. 根據2022年7月18日修正的「醫療機構電子病歷製作及管理辦法」，雲端服務的資料儲存地點應設置於我國境內。
電子病歷的銷毀程序
對於超過保存期限的電子病歷，診所可以進行銷毀。但是，銷毀程序必須符合一定的規範，以確保病人的隱私權受到保護，並避免法律風險. 銷毀程序包括：
- 擬定銷毀計畫：診所應擬定詳細的病歷銷毀計畫，載明銷毀的病歷清單、銷毀方式、銷毀日期等.
- 報請主管機關備查：診所應將銷毀計畫報請所在地衛生主管機關備查.
- 安全銷毀：診所應採用安全的銷毀方式，如將儲存媒體進行實體破壞、覆寫或專業銷毀公司處理，確保病歷內容無法辨識.
- 製作銷毀紀錄：診所應製作詳細的銷毀紀錄，記錄銷毀的人員、方法、時間、地點等，並保存紀錄至少五年.
- 全程監視與拍照存證：在執行電子病歷銷毀時，診所應派人全程監視，確認已完全銷毀，並拍照存證.
重要提醒：在銷毀電子病歷前，務必確認該病歷是否涉及醫療糾紛、訴訟案件，或主管機關特別指示，若有上述情況，即使超過保存期限，仍應永久保存，不得銷毀!
遵循上述電子病歷儲存與銷毀的最新規定，不僅能幫助診所確保運營合規，更能建立病患對診所的信任感，提升診所的整體競爭力。隨時關注醫療法規的更新，並定期檢視診所的病歷管理制度，是每位醫療從業人員的責任。
這是文章「診所病歷封存最新規定：指南、實務操作與合規建議」的第二段落，標題為「病歷調閱與患者權益：診所病歷封存的最新規定」，採用HTML格式撰寫：
病歷調閱與患者權益：診所病歷封存的最新規定
在診所病歷封存管理中，病歷調閱是一個至關重要的環節，它直接關係到患者的權益和診所的法律責任。瞭解最新的病歷調閱規定，能確保診所依法合規地處理相關事務，同時保障患者的知情權和自主權。
誰有權調閱病歷？
一般而言，以下人士或機構在符合特定條件下，有權申請調閱病歷：
- 患者本人：患者本人有權查閱、複製自己的病歷。這是最基本也是最重要的權利。
- 法定代理人：若患者為未成年人或受監護宣告之人，其法定代理人有權代為申請調閱病歷。診所應要求提供相關證明文件，如戶口名簿、監護宣告裁定書等。
- 具備法律授權的家屬：在患者無法親自申請的情況下（例如：昏迷、意識不清），基於醫療目的，法律上具備代理權的家屬（通常是配偶、直系血親）可以申請調閱病歷。但診所應審慎評估其必要性與適當性。
- 委託代理人：病人可以委託他人代為申請，需檢附病人簽署的委託書。
- 保險公司：保險公司在取得患者的書面同意後，可以為了理賠審核的目的調閱病歷。診所應仔細核對保險公司的授權文件，確認其調閱範圍與目的。
- 司法機關：法院、檢察署等司法機關，為了偵查或審判的需要，可以依法調閱病歷。診所應配合司法機關的調閱要求，但也要注意確認其調閱公文的合法性。
病歷調閱的申請流程
診所應建立一套標準化的病歷調閱程序，以確保流程的順暢和合規：
- 提出申請：申請人應填寫「病歷複製本申請書」，並檢附相關證明文件（如身分證、戶口名簿、委託書等）。
- 診所審核：診所收到申請後，會審核申請人的資格及文件是否齊全。
- 繳交費用：申請人依診所規定繳交病歷複製本的費用。病歷複製基本費不得超過200元(包括提供該病歷複製本所產生之病歷調閱、歸位等人力及影印機相關成本),且醫療機構不得再行額外收取掛號費,每張A4不得超過5元。
- 領取病歷：診所製作完成病歷複製本後，通知申請人領取。
診所的法律義務
在處理病歷調閱申請時，診所應注意以下法律義務：
- 確認申請人身份：仔細核對申請人的身份證明文件，確認其是否具備調閱病歷的權利。
- 審查申請文件：審查申請書、授權書等文件是否齊全、有效，並確認其調閱目的與範圍。
- 告知患者：若非患者本人申請，應盡可能告知患者相關調閱事宜，並取得其同意。
- 提供病歷複製本：一般情況下，應提供病歷的複製本，而非原始病歷。
- 收取費用：依據《醫療法》的規定，提供病歷複製本可以收取合理的費用。
- 留存記錄：將病歷調閱的申請文件、提供資料的記錄等妥善保存，以備日後查考。
拒絕提供病歷的正當理由
在某些特殊情況下，診所可以拒絕提供病歷：
- 申請人不符合法定資格：例如，無法提供有效的身份證明或委託書。
- 調閱目的不合法：例如，申請人意圖利用病歷進行非法活動。
- 涉及他人隱私：病歷中包含其他患者的個人資訊，且無法分離。
未遵守病歷調閱規定的法律後果
若診所無正當理由拒絕提供病歷，可能面臨以下法律後果：
- 行政處罰：衛生主管機關可依《醫療法》對違規診所處以罰鍰，並要求限期改善。
- 民事賠償：若因診所拒絕提供病歷導致患者權益受損，患者可向診所請求損害賠償。
因此，診所應建立完善的病歷管理制度，確保病歷調閱流程的合法合規，以保障患者的權益，並降低自身的法律風險。
定期檢視並更新病歷管理政策，至少每半年一次，以確保符合最新的法規要求。員工也應定期接受資訊安全教育訓練，教材範本可參考相關機構，以加強診所整體對病歷調閱與患者權益的重視。
診所病歷封存的最新規定. Photos provided by unsplash
紙本病歷的保存與管理：診所病歷封存的最新規定
雖然現今電子病歷系統已日趨普及，但仍有許多診所同時或完全依賴紙本病歷進行醫療紀錄的保存與管理。因此，如何妥善保存和管理紙本病歷，確保其安全性、完整性與可讀性，對於診所的合規運營至關重要。以下將針對紙本病歷的保存方式、管理流程、環境控制等方面，提供具體的實務操作指南與建議：
紙本病歷的保存方式
- 指定專人管理：診所應指派專責人員負責紙本病歷的歸檔、調閱、借閱和銷毀等工作。明確的責任歸屬有助於提升管理效率，並降低病歷遺失或損毀的風險。
- 選擇適當的儲存場所：
紙本病歷應存放於乾燥、通風、防潮、防火、防蟲、防鼠的安全場所。避免陽光直射，以防止紙張褪色或脆化。理想的儲存環境應具備溫濕度控制，以確保病歷的長期保存。可以參考醫療法第70條 規定。
- 使用合適的歸檔裝具：
為紙本病歷選擇適當的歸檔裝具，例如文件夾、文件盒、檔案櫃等。確保裝具的材質堅固耐用，並具有良好的防護性能。建議使用標準化的標籤系統，方便快速查找病歷。
- 建立完善的索引系統：
建立一套完善的紙本病歷索引系統，包括病歷號碼、姓名、出生年月日、就診日期等關鍵資訊。索引系統可以採用紙本或電子方式建立，並定期更新，以確保其準確性。如果診所同時使用電子病歷和紙本病歷，應確保兩者之間的索引系統相互關聯，方便查找。
紙本病歷的管理流程
- 制定標準作業程序：
診所應制定明確的紙本病歷管理標準作業程序(SOP)，涵蓋病歷的建立、歸檔、調閱、借閱、複製、修改、銷毀等各個環節。SOP應詳細說明每個環節的操作步驟、注意事項和責任人員，並定期檢視和更新，以確保其有效性。
- 嚴格控管調閱權限：
診所應嚴格控管紙本病歷的調閱權限，僅授權有權限的人員調閱病歷。建立完善的調閱記錄，詳細記錄調閱人員、調閱時間、調閱目的、調閱範圍等資訊。調閱人員應在調閱後及時歸還病歷，並確保病歷的完整性和安全性。
- 定期清點與檢查：
診所應定期（如每月或每季）清點和檢查紙本病歷，以確保病歷的數量和存放位置與記錄相符。檢查病歷的保存狀況，及時修補或更換損壞的病歷。對於超過保存期限的病歷，應按照規定進行銷毀。銷毀應確保病歷內容無洩漏之虞。
- 建立備份機制：
對於重要的紙本病歷，診所可以考慮建立備份機制。例如，將病歷掃描成電子檔案，儲存在安全的儲存媒體中。或者，將病歷複製一份，存放在不同的地點，以防止意外事件導致病歷遺失或損毀。
環境控制
紙本病歷的保存環境對其保存期限有顯著影響，合適的環境控制能有效延長病歷的使用壽命：
-
溫濕度控制：
理想的紙本病歷保存環境應維持恆定的溫濕度。過高的溫度和濕度會加速紙張的劣化，促使黴菌生長。建議溫度控制在18-24°C，相對濕度控制在30-50%。
-
空氣品質：
空氣中的污染物，如灰塵、二氧化硫等，會對紙本病歷造成損害。定期清潔儲存區域，使用空氣清淨機過濾空氣，有助於提升病歷的保存品質。
-
光線控制：
避免紙本病歷長時間暴露在陽光或強烈的人工光源下，紫外線會導致紙張褪色和脆化。建議使用遮光窗簾或低紫外線照明設備。
透過上述方式，診所可以有效地管理和保存紙本病歷，確保其在保存期限內的安全和可用性。 定期檢視並更新病歷管理政策，至少每半年一次，以確保符合最新的法規要求。
我會將提供的資料轉換為HTML表格，並確保其結構清晰、資訊精簡、重點突出、容易閱讀且格式一致。
| 主題 | 內容 |
|---|---|
| 紙本病歷的保存方式 |
|
| 紙本病歷的管理流程 |
|
| 環境控制 |
|
這是文章「診所病歷封存最新規定：指南、實務操作與合規建議」的第四段落：
病歷保存期限與銷毀：診所病歷封存的最新規定
病歷的保存期限是診所經營者和醫療從業人員必須嚴格遵守的法律義務。根據《醫療法》第70條規定，醫療機構的病歷應指定適當場所及人員保管，並至少保存七年。然而，針對不同類型的病歷，保存期限可能有所不同：
- 一般病歷：至少保存七年。
- 未成年者之病歷：至少應保存至其成年後七年。
- 人體試驗之病歷：應永久保存。
診所停業後，若有其他醫療機構承接，病歷應交由承接者依規定保存。若無承接者，診所應繼續保存病歷至少六個月以上，始得銷毀。為了保障病患權益，診所應在停業前公告周知，並告知病患病歷的處理方式.
病歷銷毀的注意事項
對於逾保存期限的病歷，診所可以進行銷毀。然而，銷毀過程必須確保病歷內容無洩漏之虞。
- 紙本病歷銷毀：應使用適當方法，如焚燒、粉碎或化漿等，確保病歷內容完全無法辨識。
- 電子病歷銷毀： 應記錄銷毀之人員、方法、時間及地點，並保存紀錄至少五年。銷毀電子病歷時，應派人全程監視確認已完全銷毀，並拍照存證。儲存電子病歷之儲存媒體於報廢、汰換或轉作其他用途時，應確保資料完全移除或清除。
- 委外銷毀： 若委託外部機構銷毀病歷，應選擇信譽良好且具備相關資質的廠商，並簽訂保密協議，明確規範雙方的責任與義務。診所應派員監督銷毀過程，確保符合法規要求。
診所應建立完善的病歷銷毀流程，並定期檢視與更新，以確保符合最新的法規要求。同時，診所應加強員工的教育訓練，提高對病歷保存與銷毀重要性的認識，避免因操作不當而導致的法律風險。診所務必確保銷毀過程符合《個人資料保護法》的規定，避免洩漏病患隱私。若診所自行銷毀過期病歷，但未將病歷資料徹底銷毀，導致部分病歷內容外洩，衛生局獲報後，認定該診所違反《個人資料保護法》， 處以罰鍰並要求改善.
診所經營者的法律責任
診所經營者有責任確保病歷的妥善保存與銷毀，若違反相關規定，可能面臨以下法律後果：
- 行政處罰：衛生主管機關可依《醫療法》對違規診所處以罰鍰，並要求限期改善。
- 民事賠償：若因病歷遺失、損毀或洩漏，導致患者權益受損，患者可向診所請求損害賠償。
- 刑事責任：在某些特殊情況下，例如診所故意銷毀病歷以掩蓋醫療疏失，可能涉及刑事責任。
因此，診所經營者應高度重視病歷管理，並建立嚴謹的病歷保存與銷毀制度，以確保符合法律規定，並保護患者的權益。
根據您提供的文章內容和指示，
診所病歷封存的最新規定結論
身為醫療資訊管理的專家，我
謹記： 定期檢視並更新病歷管理政策，加強員工資訊安全教育訓練，善用科技工具輔助管理，是確保病歷管理與時俱進的不二法門。
希望這份指南能成為您在病歷管理上的得力助手。若您在病歷封存管理方面有任何疑問，歡迎聯絡【展正國際法律事務所 黃偉琳律師】。 Welcome to contact us
根據您提供的文章內容，
診所病歷封存的最新規定 常見問題快速FAQ
Q1: 電子病歷儲存多久需要銷毀？銷毀程序為何？
A1: 電子病歷的保存期限與紙本病歷相同，一般病歷至少應保存七年。如果是未成年者的病歷，則至少應保存至其成年後七年。涉及人體試驗的病歷，則應永久保存。對於超過保存期限的電子病歷，診所可以進行銷毀，但必須擬定銷毀計畫、報請主管機關備查、採用安全的銷毀方式（如實體破壞、覆寫），並製作詳細的銷毀紀錄，且派人全程監視與拍照存證。務必確保銷毀過程符合《個人資料保護法》的規定，避免洩漏病患隱私。
Q2: 誰有權調閱病歷？診所需要注意哪些法律義務？
A2: 一般而言，患者本人、法定代理人（未成年或受監護宣告者）、具備法律授權的家屬（在患者無法親自申請時）、委託代理人、保險公司（取得患者書面同意後）、司法機關等，在符合特定條件下有權申請調閱病歷。診所需要仔細核對申請人的身份證明文件，審查申請書、授權書等文件是否齊全、有效，並盡可能告知患者相關調閱事宜，提供病歷複製本，收取合理的費用，並留存記錄。
Q3: 紙本病歷應該如何保存才能確保其安全性與可讀性？
A3: 紙本病歷應指定專人管理，存放於乾燥、通風、防潮、防火、防蟲、防鼠的安全場所，使用合適的歸檔裝具，並建立完善的索引系統。此外，診所應制定標準作業程序，嚴格控管調閱權限，定期清點與檢查，並建立備份機制。同時，需注意溫濕度控制、空氣品質與光線控制，以延長病歷的使用壽命。定期檢視並更新病歷管理政策，至少每半年一次，以確保符合最新的法規要求。
