在醫療環境中，診所行政人員扮演著至關重要的角色，不僅負責診所的日常運營，更肩負著保護病患個人資料的重責大任。隨著《個人資料保護法》及《醫療法》等相關法規日益嚴格，診所行政人員的法律責任與個資保護意識顯得尤為重要。
本指南旨在協助診所行政人員深入瞭解在病患資料的蒐集、處理、利用和保管過程中可能面臨的法律風險。從民事賠償、刑事責任到行政罰鍰，我們將詳細解析各項法律責任，並提供具體的案例分析，幫助您明確法律底線。此外，本指南還將深入講解個資保護的核心原則，如告知與同意、最小化原則以及安全維護義務，為您提供實用的操作指南，例如如何撰寫符合法律要求的告知聲明，以及如何建立有效的權限控管機制。
面對日益複雜的資安威脅，診所行政人員需要具備風險評估和應變處理能力。本指南將指導您如何進行風險評估，識別潛在的個資洩漏風險，並建立完善的應變處理流程，包括通報、調查、控制、補救和檢討等關鍵步驟。同時，我們也將關注電子病歷系統的安全要求，包括定期檢視與更新、安全漏洞掃描以及滲透測試等，確保您的系統符合法規要求。
提醒：建立完善的病歷管理制度，規範病歷的儲存、調閱、銷毀等流程，對於確保病歷資料的安全與完整至關重要。妥善保管病歷資料的匯出、儲存、傳輸，並採取如資料加密等保護措施，以防止外洩發生。
立即學習，降低法律風險！
更多資訊可參考 醫師診所競業禁止:與非競業條款的比較
為了確保診所行政人員充分理解並有效執行個人資料保護，以下提供具體且可操作的建議：
- 務必在病人初診時主動提供個資告知聲明並取得簽名同意，確保病人瞭解個資用途，並符合個資法告知同意原則 。
- 定期檢視與更新診所的個資保護政策，至少每年一次或在重大法規變動時進行全面檢視，確保符合最新法律要求 。
- 診所蒐集病患個資時，謹守最小化原則，僅蒐集達成特定醫療目的所必要的資料，避免過度蒐集並尊重病患隱私 。
- 建立包含資料加密、權限控管等明確的個資保護標準作業流程（SOP），並定期對員工進行個資保護教育訓練 。
- 定期進行安全漏洞掃描與滲透測試，確保診所使用的電子病歷系統符合個資保護法規要求，並且定期更新系統版本 。
個資法下的診所責任：釐清行政人員的法律風險與義務
診所行政人員在個人資料保護法（個資法）下，需承擔多項責任，以確保病患個人資料的安全與隱私。這些責任涵蓋了資料的蒐集、處理、利用、儲存到銷毀的整個生命週期。
1. 告知與同意義務
- 告知義務： 在蒐集病患的個人資料時，必須明確告知病患蒐集的項目、目的、利用方式、利用期間、利用地區，以及病患依法享有的權利（如查詢、閱覽、更正、刪除等）。告知方式應確保病患能充分理解，例如透過書面告知並請病患簽署同意書。
- 同意原則： 除非法律另有規定，否則在蒐集、處理或利用病患的個人資料前，必須取得病患的明確同意。同意的範圍應與告知的目的相符。
2. 資料蒐集與利用的限制
- 最小化原則： 只應蒐集為了達成特定醫療目的所必需的個人資料，避免過度蒐集。
- 目的內利用： 個人資料的利用應符合蒐集時告知的目的，不得超出必要範圍。若要將資料用於其他目的（例如學術研究、行銷），則必須再次取得病患的同意，除非有法律明文規定。
3. 安全維護義務
- 採取適當安全措施： 必須採取合理的技術和組織措施，以防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏。這包括但不限於：
- 建立防火牆、加密資料、定期備份。
- 限制存取權限，確保只有被授權人員才能接觸到個人資料。
- 定期進行資訊系統安全漏洞掃描與滲透測試。
- 確保使用的電子病歷系統符合法規要求，並定期更新。
- 對於紙本資料，也應妥善保管，避免隨意丟棄。
- 內部管理： 建立完善的內部管理制度，包含個人資料保護政策、標準作業流程（SOP），並定期對員工進行相關教育訓練，提升資訊安全意識。
4. 外洩事件的應變與通報
- 立即通知： 若發生個人資料外洩事件，應在查明後立即通知受影響的病患，告知外洩事實及診所已採取的應變措施。
- 事件應變流程： 應建立明確的個人資料外洩事件應變處理流程，明確各部門及人員的責任與行動步驟。
5. 其他相關責任
- 病歷管理： 除了個資法，也需遵守《醫療法》等相關法規，妥善保管病歷資料，並建立病歷管理制度。
- 委託處理： 若委託第三方處理個人資料，應對受託者進行監督，確保其符合個資保護的要求。
- 保存期限： 個人資料的保存期限應符合相關法規，超過保存期限後應銷毀或匿名化。
法律責任
若診所行政人員或診所違反個人資料保護法，可能面臨以下法律責任：
- 民事賠償責任： 病患可依《個人資料保護法》請求損害賠償，包括財產損失和精神損害。若無法證明實際損失，法院可依侵害情節酌定賠償金額。
- 行政罰鍰： 主管機關可處以罰鍰。
- 刑事責任： 若有惡意蒐集、洩漏或非法利用個人資料的行為，且意圖營利，可能觸犯《個人資料保護法》或刑法相關條款，面臨刑事追訴。
- 商譽損失： 個資外洩事件也會嚴重損害診所的聲譽和病患的信任。
個資保護實戰：診所行政人員的具體操作指南與安全措施
診所行政人員落實個人資料保護（個資保護）的具體操作，可從以下幾個面向著手：
一、 建立完善的個資保護政策與流程：
- 指派專責人員或團隊： 診所應指定專人或成立專責小組，負責個資保護相關事宜，並定期接受相關培訓，確保對法規有深入瞭解。
- 制定個資保護政策與 SOP： 建立詳盡的個資保護政策，並制定標準作業程序（SOP），涵蓋資料蒐集、處理、利用、儲存、傳輸、銷毀等各個環節。
- 定期進行個資盤點與風險評估： 清查診所內部的個資種類、數量、來源、利用方式和保存期限，建立個資清冊。並定期評估個資保護的風險，找出潛在漏洞並加以改善。
- 制定應變計畫： 建立個資外洩事件的應變計畫，明確規範事件通報流程、損害控制措施、法律顧問諮詢等。
二、 確實履行告知義務與取得同意：
- 初診必做： 在病人首次就診時，應主動提供「個資告知聲明」，並取得病人的簽名同意。告知內容應具體明確，包含蒐集目的、利用方式、利用期間、地區、對象、病患權利（查詢、閱覽、複製、更正、刪除等），以及不提供個資的影響。
- 書面同意： 對於病歷等敏感性個資，應取得病患的書面同意才能蒐集或利用。
- 落實最小化原則： 只蒐集為達成特定醫療目的所必要之個資，避免過度蒐集。
三、 加強資訊安全防護措施：
- 硬體與軟體安全： 建立防火牆、安裝防毒軟體並隨時更新病毒碼、定期進行系統漏洞掃描與修補。
- 存取權限控管： 限制員工對病患個資的存取權限，僅授權必要人員存取。
- 資料加密與備份： 對儲存敏感性個資的資料庫或檔案進行加密處理。定期備份病患個資，並將備份資料儲存在安全的地方。
- 電子病歷安全： 建立嚴格的存取控制機制，定期進行安全稽覈，追蹤電子病歷存取紀錄，並建立完善的備份與復原機制。
- 安全傳輸： 使用加密的電子郵件、專用的雲端病歷系統或其他安全的傳輸管道。
四、 加強員工教育訓練與意識：
- 定期訓練： 定期舉辦個資保護教育訓練，提升員工的個資保護意識和操作技能。
- 建立規範： 建立明確的內部管理程序與個資保護規範，確保所有員工瞭解並遵守。
- 通報機制： 讓員工瞭解若發現疑似個資外洩的異常情況時，應立即向主管通報。
五、 妥善處理與利用個資：
- 符合蒐集目的： 個資的利用應符合蒐集的目的，不得超出必要範圍。
- 限制提供第三人： 除非有法律規定或取得病患同意，不得將個資提供給第三人。若委託他人處理個資，應監督受託者。
- 學術研究： 若需將病歷資料用於學術研究，應取得病患的書面同意，並進行去識別化處理。
六、 應對個資外洩事件：
- 立即通報： 個資外洩事件發生後，應立即通知受影響的病患，告知事件事實及已採取的應變措施。
- 啟動應變計畫： 立即啟動應變計畫，進行調查、損害控制，並尋求法律諮詢。
- 定期演練： 定期演練個資外洩應變計畫，以確保應變流程的順暢。
透過以上具體操作，診所行政人員可以有效落實個資保護，降低法律風險，並贏得病患的信任。
案例解析與風險應對：學習防範個資外洩的關鍵策略
近年來，台灣醫療機構發生多起個人資料外洩事件，這些案例提供了寶貴的經驗，值得診所借鏡學習，以強化自身的資訊安全防護。
常見的個資外洩途徑與案例
- 內部人員濫用權限或疏失：
- 輔仁大學附設醫院的案例中，一名呼吸治療師利用職務之便，盜用同事帳號密碼登入系統，不僅為選舉灌票，還植入遠端連線程式，導致上萬筆病患及員工個資有外洩風險。
- 某醫院曾發生離職員工將病歷資料違法置放於地下停車場兩年，顯示內部人員管理和資料存取控制的疏漏。
- 外部駭客攻擊：
- 2025年，名為「CrazyHunter」的駭客組織系統性攻擊台灣醫學中心，鎖定馬偕醫院和彰化基督教醫院，導致系統停擺、勒索金錢，並竊取大量病患病歷、醫護人員個資及手術紀錄，進而公佈於網路上，引發首宗「特種資料」外洩風暴。
- 台北市衛生局公共衛生資訊管理系統也曾遭駭客入侵，恐導致上百萬筆個資外洩。
- 雲端系統安全漏洞：
- 使用未經安全評估的雲端病歷系統，可能導致病患個資外洩。
值得借鏡的預防與應對措施
- 強化資訊安全措施：
- 選擇具有完善資安認證的雲端服務供應商，並確認其已採取資料加密、存取控制等安全措施。
- 定期進行風險評估，檢視系統安全性，並針對高風險項目制定優先防範措施，例如加強員工資安教育、定期系統更新、導入資料加密技術等。
- 建立完善的資安防護體系，包括技術、流程和人員層面的強化。
- 落實內部管理與人員培訓：
- 建立嚴格的資料存取控制機制，並落實最小化原則，僅蒐集達成醫療目的所必要的資料。
- 定期對員工進行個資保護教育訓練，提升其資安意識，涵蓋法規、安全操作流程、常見網路威脅等內容。
- 建立明確的個資處理規範，並考慮納入獎懲制度，鼓勵員工積極參與個資保護工作。
- 建立完善的應變計畫：
- 擬定包含事件通報流程、損害控制步驟、事後補救措施等完整應變計畫，並定期演練。
- 若發生個資外洩事件，應立即啟動應變計畫，通知受影響的病人，並向主管機關通報。同時，加強員工教育訓練，並檢討內部作業流程，避免類似事件再次發生。
診所應將個資保護視為經營的重要環節，積極建立完善的制度，不僅能保護病患權益，也能降低法律風險，建立良好的醫病關係。
| 個資外洩途徑 | 案例 | 預防與應對措施 |
|---|---|---|
| 內部人員濫用權限或疏失 | 輔仁大學附設醫院呼吸治療師盜用同事帳號密碼登入系統，為選舉灌票，植入遠端連線程式，導致上萬筆病患及員工個資有外洩風險；某醫院離職員工將病歷資料違法置放於地下停車場兩年。 | 建立嚴格的資料存取控制機制，並落實最小化原則，僅蒐集達成醫療目的所必要的資料；定期對員工進行個資保護教育訓練，提升其資安意識，涵蓋法規、安全操作流程、常見網路威脅等內容；建立明確的個資處理規範，並考慮納入獎懲制度，鼓勵員工積極參與個資保護工作。 |
| 外部駭客攻擊 | 2025年，駭客組織「CrazyHunter」系統性攻擊台灣醫學中心，鎖定馬偕醫院和彰化基督教醫院，導致系統停擺、勒索金錢，竊取大量病患病歷、醫護人員個資及手術紀錄並公佈於網路上；台北市衛生局公共衛生資訊管理系統也曾遭駭客入侵，恐導致上百萬筆個資外洩。 | 選擇具有完善資安認證的雲端服務供應商，並確認其已採取資料加密、存取控制等安全措施；定期進行風險評估，檢視系統安全性，並針對高風險項目制定優先防範措施，例如加強員工資安教育、定期系統更新、導入資料加密技術等；建立完善的資安防護體系，包括技術、流程和人員層面的強化。 |
| 雲端系統安全漏洞 | 使用未經安全評估的雲端病歷系統，可能導致病患個資外洩。 | 選擇具有完善資安認證的雲端服務供應商，並確認其已採取資料加密、存取控制等安全措施。 |
| 擬定包含事件通報流程、損害控制步驟、事後補救措施等完整應變計畫，並定期演練；若發生個資外洩事件，應立即啟動應變計畫，通知受影響的病人，並向主管機關通報。同時，加強員工教育訓練，並檢討內部作業流程，避免類似事件再次發生。 |
診所行政人員的法律責任與個資保護. Photos provided by unsplash
完善病歷管理與系統安全：打造診所資訊安全防護網
為了建立健全的病歷系統資安防護網，診所應採取多層次的策略，涵蓋技術、管理與人員培訓等方面。以下為詳細一、 法規遵循與政策制定
- 瞭解並遵守法規： 診所必須熟悉並遵守《醫療機構電子病歷製作及管理辦法》、《個人資料保護法》等相關法規，確保病歷資料的處理符合法律要求。
- 制定資安政策： 建立清晰的資訊安全政策，明確規範資料存取、使用、儲存、備份及銷毀等流程，並定期更新以應對不斷變化的威脅。
二、 技術防護措施
- 系統安全機制：
- 身分驗證與存取控制： 實施嚴格的使用者身分驗證，包括多因子驗證（MFA），並根據職責設定最小權限原則，限制對病歷資料的存取範圍。
- 資料加密： 對傳輸中和靜態儲存的病歷資料進行加密，以保護資料的機密性。
- 網路入侵防護： 部署防火牆、入侵偵測/防禦系統（IDS/IPS），並定期更新網路設備的韌體。
- 惡意軟體防護： 在所有電腦和伺服器上安裝防毒軟體，並保持病毒碼和作業系統的最新狀態。
- 系統弱點管理： 定期進行系統弱點掃描，及時修補已知的安全漏洞。
- 傳輸安全： 確保電子病歷在網路傳輸時使用國際標準組織通用的加密機制。
- 安全事故處理機制： 建立明確的安全事故處理流程，包括事故的預防、通報、應變、檢討與修正措施。
- 資料備份與復原：
- 定期備份： 建立定期的資料備份計畫，並將備份資料儲存在異地，以應對系統故障或攻擊。
- 還原演練： 定期進行備份還原演練，確保在發生緊急情況時能快速有效地恢復資料。
- 雲端服務安全： 若使用雲端服務儲存病歷資料，應選擇符合國際資安標準驗證的服務供應商，並確保資料儲存地點符合法規要求（原則上應設置於境內），並具備資料移轉機制。
三、 管理與運營
- 委外管理： 若將電子病歷系統委託給第三方建置或管理，應簽訂書面契約，明確雙方權利義務，並要求受託機構通過認可的資訊安全標準驗證。
- 監控與稽覈： 建立系統使用與資料存取的監控機制，並定期進行稽覈，以發現潛在的安全風險。
- 事件通報： 發生安全事故時，應在規定時間內通報主管機關及當事人。
- 無紙化推動： 逐步推動醫療資訊無紙化，但需確保電子化文件的儲存與管理符合安全規範。
四、 人員培訓與意識提升
- 資安意識訓練： 定期對所有員工進行資訊安全意識培訓，使其瞭解常見的網路釣魚、惡意軟體等威脅，並學會如何識別和應對。
- 操作規範： 建立標準作業機制，確保所有人員都按照正確的流程操作系統，避免因人為疏失導致安全問題。
診所行政人員的法律責任與個資保護結論
在這篇「診所行政人員必讀：個人資料保護法規責任與實務指南」中，我們深入探討了診所行政人員在日常工作中，如何面對日益重要的法律責任與個資保護議題。從個資法的基本原則到實際案例分析，再到系統安全和病歷管理的具體措施，我們希望提供了一份全面且實用的指南，協助各位在保障病患權益的同時，也能有效降低診所的法律風險。
面對複雜多變的法規環境和層出不窮的資安威脅，診所行政人員的法律責任與個資保護意識和技能的提升至關重要。這不僅僅是為了符合法規要求，更是為了建立病患對診所的信任，維護診所的聲譽和永續經營。請記住，持續學習、積極應對，才能在法律責任與個資保護這條道路上走得更穩、更遠。
我們鼓勵各位診所行政人員，將本指南作為一個起點，不斷精進相關知識和技能，共同打造一個安全、可靠、值得信賴的醫療環境。 讓我們一起為提升台灣醫療體系的法律責任與個資保護水平而努力！
診所行政人員的法律責任與個資保護 常見問題快速FAQ
診所行政人員在個資保護方面有哪些主要法律責任？
診所行政人員需承擔告知與同意義務、資料蒐集與利用的限制、安全維護義務、外洩事件的應變與通報等責任，以確保病患個資安全。
如果診所發生個資外洩事件，應該怎麼做？
應立即通知受影響的病患，告知外洩事實及已採取的應變措施，並啟動內部應變計畫，進行調查、損害控制，並向主管機關通報。
診所如何確保電子病歷系統的安全？
應建立嚴格的存取控制機制、定期進行安全稽覈、追蹤電子病歷存取紀錄，並建立完善的備份與復原機制，確保系統符合法規要求。
診所應該如何對員工進行個資保護的教育訓練？
定期舉辦個資保護教育訓練，提升員工的個資保護意識和操作技能，建立明確的內部管理程序與個資保護規範，並讓員工瞭解異常情況的通報機制。
個資外洩可能導致哪些法律責任？
可能面臨民事賠償責任、行政罰鍰、刑事責任，以及商譽損失等法律風險，嚴重影響診所的運營和聲譽。
如何落實個資保護的最小化原則？
只應蒐集為了達成特定醫療目的所必需的個人資料，避免過度蒐集不必要的資訊，並定期審查已蒐集的資料是否仍然必要。
診所應如何處理病歷資料的銷毀？
超過法定保存期限的病歷資料應依規定銷毀，並留下銷毀紀錄，確保銷毀過程符合個資保護法規。
雲端病歷系統的安全性應該如何評估？
選擇具有完善資安認證的雲端服務供應商，確認其已採取資料加密、存取控制等安全措施，並確保資料儲存地點符合法規要求。
診所如何預防內部人員濫用權限或疏失導致個資外洩？
建立嚴格的資料存取控制機制，落實最小化原則，定期對員工進行個資保護教育訓練，並建立明確的個資處理規範。
病患有哪些權利可以保護自己的個人資料？
病患依法享有查詢、閱覽、複製、更正、刪除個人資料的權利，診所應提供適當管道讓病患行使這些權利。
