病歷封存新知：最新法規解析與診所實務影響

病歷銷毀：合規流程與注意事項

對於超過保存期限的病歷，診所可以進行銷毀。然而，銷毀過程必須符合法規要求，確保病歷內容無法被辨識或還原，以保護病患隱私。

• 事前審核：由專人審核確認病歷是否已逾保存期限，並製作銷毀清冊。
• 銷毀方式：
  • 紙本病歷：建議採用粉碎方式，確保病歷內容完全無法辨識。
  • 電子病歷：應採用資料清除或銷毀技術，例如磁碟覆寫、資料消磁等，確保資料無法還原。務必尋求專業資訊廠商協助，以確保銷毀方式符合法規要求。
• 銷毀紀錄：詳細記錄銷毀日期、銷毀方式、銷毀人員、銷毀病歷清冊等資訊，並妥善保存紀錄備查。
• 委託銷毀：若委託專業機構進行銷毀，應確認該機構具備相關資質，並簽訂保密協議，確保病歷資料的安全。

法規更新對診所的影響

近年來，隨著《個人資料保護法》的日益重視，病歷銷毀的合規性要求也更加嚴格。診所應定期檢視並更新病歷管理流程，確保符合最新的法規要求。未依規定銷毀病歷，可能面臨主管機關的行政處罰，甚至可能涉及刑責。因此，診所經營者應重視病歷管理，建立完善的銷毀制度，並定期對員工進行相關教育訓練。

實務操作建議

為了確保病歷管理符合法規要求，並降低潛在的法律風險，診所可以參考以下實務操作建議：

• 建立標準作業程序（SOP）：制定明確的病歷保存、銷毀SOP，並定期檢討更新。
• 落實專人管理：指定專人負責病歷管理，並定期接受相關培訓。
• 定期風險評估：定期進行病歷管理風險評估，並採取相應的防範措施。
• 尋求專業協助：如有需要，可尋求法律顧問或資訊安全專家的協助，確保病歷管理符合法規要求。

透過以上的說明，希望能幫助診所經營者和醫療行政人員更清楚瞭解病歷保存期限與銷毀的相關法規與實務操作。嚴謹的病歷管理不僅是法律責任，更是對病患權益的尊重與保障。

電子病歷管理：法規要求與診所病歷封存新策略

隨著醫療科技的進步，越來越多診所開始導入電子病歷系統。電子病歷不僅能提升病歷管理的效率，還能降低紙本病歷的儲存成本。然而，電子病歷的管理也帶來了新的挑戰，診所必須確保電子病歷系統符合相關法規的要求，並制定完善的病歷封存策略。

電子病歷法規重點

《醫療機構電子病歷製作及管理辦法》是目前電子病歷管理最重要的法規依據。診所導入電子病歷系統時，應特別注意以下幾點：

• 電子病歷的製作：
  • 電子病歷的內容應與紙本病歷一致，並確保資料的完整性與正確性。
  • 電子病歷應使用符合規定的電子簽章，以確保文件的不可否認性。 關於電子簽章，可參考國家發展委員會的相關說明。
  • 應建立完善的稽覈軌跡，記錄所有對電子病歷的修改與存取行為。
• 電子病歷的儲存：
  • 電子病歷應儲存在安全的環境中，防止未經授權的存取與修改。
  • 應定期備份電子病歷，並建立異地備援機制，以確保資料的安全性。
  • 考量到病歷保存年限，應確保儲存媒體的可靠性，並定期進行資料轉移。
• 電子病歷的傳輸：
  • 在傳輸電子病歷時，應使用加密技術，以保護病患的隱私。
  • 應建立完善的身分驗證機制，確保只有授權人員才能存取電子病歷。
• 電子病歷的封存：
  • 即使診所停止使用電子病歷系統，仍應確保病歷資料的可讀性與可存取性。
  • 應制定完善的電子病歷封存計畫，包括資料的保存格式、儲存媒體、存取權限等。

診所電子病歷封存新策略

為了符合法規要求，並確保電子病歷的長期保存與利用，診所可以考慮以下幾種病歷封存策略：

• 資料轉移：

  定期將電子病歷資料轉移到新的儲存媒體或系統中，以確保資料的可讀性與相容性。在選擇新的儲存媒體或系統時，應考慮其長期穩定性與安全性。

• 格式轉換：

  將電子病歷資料轉換為標準的檔案格式，例如PDF/A，以確保資料的長期保存性。PDF/A是一種專門為長期保存電子文件而設計的檔案格式，可以確保文件在不同的軟硬體環境下都能正確顯示。

• 雲端儲存：

  將電子病歷資料儲存在雲端平台上，可以降低診所的儲存成本，並提高資料的安全性。在選擇雲端儲存服務時，應選擇符合醫療資訊安全標準的供應商，例如ISO 27001或HIPAA。

• 混合式儲存：

  結合本地儲存與雲端儲存的優點，將常用的電子病歷資料儲存在本地，並將不常用的資料儲存在雲端。這種方式可以兼顧資料的存取效率與安全性。

診所應根據自身的規模、科別與需求，選擇最適合的電子病歷封存策略。此外，診所還應定期檢視與更新其電子病歷管理制度，以確保其符合最新的法規要求。

g:此標題需提供最新的法規資訊，並說明其對診所病歷封存的影響. Photos provided by unsplash

個資保護與病歷封存：最新法規解析與實務案例分析

在診所病歷管理中，個人資料保護是至關重要的環節。近年來，隨著民眾對個資隱私的日益重視，以及《個人資料保護法》（下稱個資法）的實施，診所對於病歷資料的蒐集、處理、利用及儲存，都必須更加謹慎，以避免觸法並保障病患權益。以下將探討個資保護在病歷封存中的重要性，並透過法規解析和實務案例分析，為診所提供具體的指引。

法規重點解析

個資法的核心精神在於尊重個人對其資料的自主控制權。針對醫療機構，特別需要注意以下幾點：

• 告知義務與同意原則： 在蒐集病患個資時，診所必須明確告知蒐集目的、利用範圍、保存期限，以及病患享有的權利（如查詢、閱覽、複製、更正、刪除等）。除非法律另有規定，否則應取得病患的同意。
• 特種個資之保護： 個資法將病歷、醫療資訊列為特種個資，原則上不得蒐集、處理或利用。但若基於醫療業務之必要，且有適當安全維護措施，則可例外處理。
• 安全維護義務： 診所應採取適當的安全措施，防止個資被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏。例如，建立防火牆、加密傳輸、實施存取控制等。
• 利用限制： 診所對於病患個資的利用，應僅限於原先告知的目的範圍內。若要將個資用於其他目的，必須事先徵得病患的同意。

除了個資法，《醫療法》也有相關規定，例如第72條規定醫療機構及其人員因業務而知悉或持有病人病情或健康資訊，不得無故洩漏。違反者可能面臨《醫療法》第103條所定的罰鍰。

實務案例分析

近年來，醫療機構個資外洩事件頻傳，突顯了個資保護的重要性。以下列舉幾個案例，供診所參考：

• 案例一： 某醫院員工外洩病患個資，供詐騙集團申請動滋券轉賣。這類事件凸顯了內部人員管理的重要性，診所應加強員工教育訓練，建立完善的個資保護SOP。
• 案例二： 某醫療機構遭駭客攻擊，大量病患病歷、醫護人員個資及手術紀錄被竊取並公佈於網路。這類事件顯示，診所應強化資訊系統安全，定期進行風險評估，並及時修補軟體漏洞。
• 案例三： 某醫療機構的護士，擅自將病人的照片上傳臉書。這類事件提醒診所，應尊重病患的肖像權和隱私權，未經同意不得擅自公開病患照片。

從上述案例中我們知道，個資外洩途徑有可能是駭客入侵、內部人員疏失或蓄意洩漏等。診所應全面檢視內部的個資管理流程，並加強相關防護措施。

具體建議

為確保符合個資法及醫療法的相關規定，並有效保護病患的個人資料，診所可以參考以下建議：

• 建立完善的個資管理制度： 包含個資盤點、風險評估、安全措施、事件應變等。
• 定期進行員工教育訓練： 提高員工的個資保護意識，並使其熟悉相關法規和SOP。
• 強化資訊系統安全： 安裝防火牆、入侵偵測系統、資料加密等，並定期更新系統版本。
• 落實告知義務與取得同意： 確保在蒐集個資時，已明確告知病患相關事項，並取得其同意。
• 定期審查與更新： 定期檢視個資管理制度，並根據最新的法規和實務案例進行更新.
• 建立病歷調閱權限管理： 只有經過授權的特定人員才能存取病歷資料，並定期稽覈存取紀錄。

診所應將個資保護視為營運的重要一環，並持續投入資源與精力，才能真正保護病患的隱私權益，建立良好的醫病關係。若診所對於個資保護有任何疑問，建議諮詢專業的法律顧問或資訊安全專家，以確保符合法規要求。

診所病歷封存之資安風險：最新法規與防護對策

隨著醫療資訊系統的普及，診所病歷的電子化程度日益提高，資安風險也隨之增加。病歷資料的洩漏或竄改不僅會損害病患權益，更可能導致診所面臨法律訴訟與聲譽危機。因此，診所經營者與醫療行政人員必須高度重視病歷封存的資安問題，並採取有效的防護對策。

常見的資安風險

• 駭客攻擊： 駭客可能利用系統漏洞入侵診所的資訊系統，竊取或破壞病歷資料。
• 惡意軟體： 診所員工可能因不慎點擊惡意連結或開啟惡意郵件，導致電腦感染病毒或勒索軟體，進而影響病歷資料的存取與安全。
• 內部洩漏： 診所員工可能因疏忽或惡意行為，導致病歷資料外洩。例如，未經授權存取病歷資料、將病歷資料複製到未加密的設備上、或將病歷資料洩漏給第三方。
• 設備遺失或失竊： 儲存病歷資料的電腦、平板電腦或行動硬碟可能遺失或失竊，導致資料外洩。
• 雲端儲存風險： 若診所使用雲端服務儲存病歷資料，則可能面臨雲端服務供應商的資安風險，例如資料中心遭駭客攻擊、服務中斷等。

最新法規要求

針對醫療機構的資安要求，相關法規日益嚴格。《醫療機構電子病歷製作及管理辦法》針對電子病歷的安全有明確規範，要求醫療機構應建立完善的資安管理制度，並採取必要的安全措施，例如：

• 存取控制： 限制對病歷資料的存取權限，僅授權給有需要的人員。
• 身份驗證： 採用多重身份驗證機制，確保使用者身份的真實性。
• 資料加密： 對病歷資料進行加密，防止未經授權的存取。
• 入侵偵測： 部署入侵偵測系統，及時發現並阻止惡意攻擊。
• 定期備份： 定期備份病歷資料，確保資料在發生意外時能夠恢復。
• 異地備援： 建立異地備援系統，確保資料在主要系統故障時仍能正常運作。

此外，《個人資料保護法》也要求醫療機構採取適當的安全措施，防止病患個資外洩。醫療機構應定期進行風險評估，並根據評估結果強化資安防護措施。例如，實施員工資安教育訓練、建立個資外洩事件應變程序等。關於個資保護，可以參考個人資料保護法。

診所資安防護對策

為有效防範病歷封存的資安風險，診所應採取以下對策：

• 建立完善的資安管理制度： 制定資安政策與程序，明確規範員工的資安責任與行為準則。
• 強化資訊系統安全： 定期更新系統補丁、安裝防毒軟體、部署防火牆等。
• 實施嚴格的存取控制： 限制對病歷資料的存取權限，並定期審查權限設定。
• 加強員工資安教育訓練： 提高員工的資安意識，使其瞭解常見的資安風險與防範方法。
• 定期進行資安風險評估： 找出資訊系統的漏洞與弱點，並採取相應的改善措施。
• 建立個資外洩事件應變程序： 明確規範個資外洩事件的處理流程，以便在事件發生時能夠迅速有效地應對。
• 投保資安保險： 考慮投保資安保險，以轉嫁因資安事件造成的損失。

透過以上措施，診所可以有效降低病歷封存的資安風險，保護病患權益，並確保診所的永續經營。關於醫療機構資安，可以參考衛生福利部提供的相關資訊。

g:此標題需提供最新的法規資訊，並說明其對診所病歷封存的影響結論

總而言之，診所病歷封存看似簡單，實則涉及層層法規與實務細節。從病歷保存期限的計算、銷毀方式的選擇，到電子病歷的管理與個資保護，每一個環節都必須謹慎處理。隨著最新的法規資訊不斷更新，診所更應時時關注，並據此調整內部管理流程，才能確保符合規範，避免不必要的法律風險。而上述種種的努力，最終目的都是為了保障病患的權益，建立良好的醫病關係，並確保診所的永續經營。因此，深入瞭解最新的法規資訊，並評估其對診所病歷封存的影響，是診所經營者與醫療行政人員不可或缺的功課。

面對日趨複雜的醫療法規與資安挑戰，診所經營者不應單打獨鬥。建議診所可尋求專業法律顧問的協助，定期檢視內部管理制度，並針對潛在風險進行評估與改善。透過專業人士的協助，診所不僅能更有效地遵循法規，更能將資源投入於提升醫療品質，為病患提供更優質的服務。

保護病患隱私，安全封存病歷，是診所的責任，也是對醫療專業的尊重。

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g:此標題需提供最新的法規資訊，並說明其對診所病歷封存的影響 常見問題快速FAQ

Q1: 病歷的保存期限是多久？如果超過期限，診所應該如何處理？

根據《醫療法》第70條規定：一般病歷至少保存七年；未成年者病歷至少保存至其成年後七年；人體試驗病歷應永久保存。對於超過保存期限的病歷，診所可以進行銷毀，但銷毀過程必須符合法規要求，確保病歷內容無法被辨識或還原，以保護病患隱私。診所應建立標準作業程序（SOP），詳細記錄銷毀日期、銷毀方式、銷毀人員、銷毀病歷清冊等資訊，並妥善保存紀錄備查。

Q2: 診所導入電子病歷系統，在病歷封存方面需要注意哪些法規要求？

《醫療機構電子病歷製作及管理辦法》是目前電子病歷管理最重要的法規依據。診所應特別注意電子病歷的製作（內容與紙本病歷一致、使用符合規定的電子簽章、建立稽覈軌跡）、儲存（安全環境、定期備份、異地備援）、傳輸（加密技術、身分驗證機制）及封存（資料的可讀性與可存取性）等要求。診所應制定完善的電子病歷封存計畫，包括資料的保存格式、儲存媒體、存取權限等。

Q3: 如何確保診所病歷資料的安全性，避免個資外洩？

診所應建立完善的個資管理制度，包含個資盤點、風險評估、安全措施、事件應變等。同時，定期進行員工教育訓練，提高員工的個資保護意識。在資訊系統安全方面，應安裝防火牆、入侵偵測系統、資料加密等，並定期更新系統版本。診所也應明確告知病患蒐集個資的目的、利用範圍、保存期限等事項，並取得其同意。此外，診所還應建立病歷調閱權限管理，只有經過授權的特定人員才能存取病歷資料，並定期稽覈存取紀錄。