醫師執業執照與相關證書：確保執業執照在有效期內，並備妥相關專科醫師證書、訓練證明等。
醫療機構開業執照：確認醫療機構的開業執照與實際運營情況相符。
病歷資料：
- 完整性：每份病歷應包含完整的就診日期、主訴、病史、檢查結果、診斷、治療計畫、用藥記錄、醫囑、醫師簽名等。
- 正確性：確保病歷內容真實、準確，避免出現錯別字、漏填等情況。
- 隱私保護：嚴格遵守個人資料保護法，確保病患個人資料不外洩。
- 保存期限：依照醫療法規定，妥善保存病歷。
藥品管理相關文件：
- 藥品許可證：確保使用的藥品均有合法許可證。
- 藥品進貨與銷貨紀錄：詳細記錄藥品的進貨日期、數量、批號、供應商資訊，以及銷貨日期、數量、處方箋號碼等。
- 管制藥品管理：若有使用管制藥品，需嚴格按照管制藥品管理條例規定，建立專用帳冊，詳實記錄管制藥品的收支、使用、結存等情況。
醫療儀器設備相關文件：
- 醫療器材許可證：確保使用的醫療器材均有合法許可證。
- 儀器設備校正與維護紀錄：定期進行儀器設備的校正與維護，並詳細記錄相關資訊。
其他相關文件：
- 知情同意書：針對高風險的醫療行為，應取得病患的知情同意書，並妥善保存。
- 醫療廣告相關資料：確保醫療廣告內容符合醫療法及相關規定，不得誇大不實。
- 感控相關紀錄：例如環境清潔消毒紀錄、工作人員健康檢查紀錄、針扎事件處理紀錄等。
- 廢棄物處理紀錄：確保醫療廢棄物按照規定分類、儲存、清除處理，並保留相關紀錄。

二、環境與設備檢查

除了文件資料外，醫療機構的環境與設備也是稽查的重點。務必定期檢查以下項目：

環境衛生：保持診間、治療室、候診區等區域的清潔衛生，定期消毒。
消防安全：確保消防設備（滅火器、火警警報器等）功能正常，並定期檢查。
醫療設備：確保醫療設備運作正常，並定期維護保養。
無障礙設施：提供符合規定的無障礙設施，方便身心障礙者就醫。

三、人員培訓與溝通

所有醫護人員都應熟悉相關醫療法規和行政稽查流程，並接受定期培訓。此外，建立良好的溝通管道，確保資訊流通順暢。

法規培訓：定期舉辦醫療法規培訓課程，提升醫護人員的法規意識。
稽查演練：模擬行政稽查情境，讓醫護人員熟悉稽查流程和應對技巧。
溝通協調：建立良好的內部溝通機制，確保資訊流通順暢。

四、建立標準作業程序(SOP)

建立標準作業程序 (SOP) ，可以確保醫療機構的各項業務都按照規範執行，降低違規風險。

明確的SOP：針對病歷書寫、藥品管理、感染控制、廢棄物處理等各個方面，制定明確的SOP。
定期更新：隨著法規的更新，定期檢討並更新SOP。
確實執行：確保所有醫護人員都瞭解並確實執行SOP。

透過以上自檢清單，醫師可以有系統地檢視醫療機構的各個方面，及早發現問題並加以改善，從容應對行政稽查，保障自身權益，並提升醫療服務品質。

稽查當下：醫師如何在行政稽查中配合？

當衛生局等主管機關進行行政稽查時，醫師的配合程度直接影響稽查的順利進行和結果。積極且正確的配合不僅能展現醫療機構的專業性，更有助於釐清事實、降低潛在風險。以下列出稽查當下醫師應注意的重點，以條列式說明，協助您從容應對：

一、保持冷靜、配合稽查

態度誠懇：面對稽查人員，務必保持冷靜、客觀的態度。即使對稽查內容或程序有疑問，也應以理性、尊重的語氣溝通。避免情緒化的言行，以免造成不必要的誤會。
配合查驗：積極配合稽查人員的要求，提供所需的文件、資料或設備。若有任何疑問或困難，應立即提出，尋求協助。切勿隱瞞、拒絕或拖延提供相關資訊，這可能會被視為不合作，反而增加負面印象。

二、確認稽查人員身分與目的

核實身分：首先，請務必確認稽查人員的身分，要求出示相關證件（如：稽查證、身分證等）。記錄稽查人員的姓名、單位和聯絡方式，以利後續追蹤和聯繫。
瞭解目的：主動詢問稽查的目的和範圍，瞭解本次稽查的重點。這有助於您更有針對性地準備相關資料，並在回答問題時聚焦重點。

三、謹慎回答、實事求是

據實回答：回答稽查人員的問題時，務必以事實為基礎，誠實且準確地回答。不確定或不清楚的問題，應坦承告知，切勿隨意猜測或提供不實資訊。
言簡意賅：回答問題時，力求簡潔明瞭，避免過多冗長的解釋或無關的資訊。若需補充說明，可事先徵得稽查人員的同意。
記錄備份：在回答問題前，建議先在腦中整理思緒，或在紙上簡單記錄重點，以確保回答內容的準確性和一致性。稽查過程中，也可以自行記錄稽查人員提出的問題和您的回答，以備日後查閱。

四、提供完整、清晰的文件

備妥文件：根據稽查目的，事先準備好相關的文件，如：醫師證書、執業執照、病歷、處方箋、藥品管理記錄、醫療設備許可證等。確保文件的完整性和有效性。
清晰呈現：提供文件時，應按照稽查人員的要求，依序整理並清晰呈現。若文件內容較多，可事先製作索引或標籤，方便稽查人員查閱。
影本留存：提供給稽查人員的文件，務必自行影本留存，以備日後查證或參考。

五、保持溝通、尋求協助

積極溝通：在稽查過程中，保持與稽查人員的良好溝通。若對稽查程序或內容有任何疑問，應及時提出，尋求解答。
尋求支援：若遇到難以處理的問題，可立即向醫療機構的負責人或相關部門尋求協助。必要時，可諮詢專業的法律顧問或醫療合規專家，尋求法律上的協助和建議。

六、核對紀錄、簽署確認

仔細核對：稽查結束前，務必仔細核對稽查紀錄，確認內容是否與事實相符。若有任何疑義，應立即提出，要求更正或補充。
謹慎簽署：在確認稽查紀錄無誤後，再簽署確認。簽署前，務必再次確認紀錄內容的準確性和完整性。若對紀錄內容有任何保留意見，應在簽署時註明。

通過以上步驟，醫師可以在行政稽查中展現專業、積極配合的態度，並確保自身的權益。後續將會繼續探討稽查後的完善與優化，以及如何從稽查經驗中學習，建立更完善的風險管理機制，以提升醫療服務品質和保障病患安全。

面對行政稽查:醫師的準備與配合. Photos provided by unsplash

稽查後續：如何完善與優化？

行政稽查結束後，並非就此畫下句點。更重要的是，如何從稽查過程中學習，進而完善和優化醫療機構的各項管理制度和流程，以預防未來再次發生類似問題。以下列出稽查後續醫師應注意的重點：

一、詳細審閱稽查報告

收到稽查報告後，務必仔細閱讀每一項內容，確認稽查人員提出的問題點和建議。若對報告內容有任何疑問或異議，應及時與相關部門或專業人士（如法律顧問）討論，釐清問題的根源。

二、制定改善計畫並確實執行

針對稽查報告中提出的問題，擬定具體的改善計畫，明確責任人、完成期限和具體措施。改善計畫應具有可操作性，並能有效解決稽查中發現的問題。例如，若稽查發現病歷書寫不規範，應立即加強醫師病歷書寫培訓，並制定病歷抽查制度，確保病歷品質。務必確實執行改善計畫，並定期追蹤進度，確保各項措施落實到位。

三、加強內部教育訓練

稽查後，應針對稽查中發現的問題，加強對全體醫護人員的教育訓練，提高其對醫療法規和相關規定的認識。教育訓練內容應涵蓋：

相關法規的詳細解讀
常見違規行為的案例分析
正確的操作流程和規範
問題回報和處理機制

透過持續的教育訓練，提升醫護人員的合規意識和專業能力，從而降低違規風險。

四、完善內部管理制度

稽查是檢視內部管理制度是否完善的絕佳機會。應根據稽查結果，檢討並完善現有的管理制度，例如：

修訂病歷管理制度，確保病歷的完整性、真實性和可追溯性
完善藥品管理制度，防止藥品濫用和違規使用
加強感染控制管理，預防院內感染的發生
建立醫療爭議處理機制，妥善處理醫療糾紛

完善的管理制度能有效規範醫護人員的行為，降低違規風險。

五、建立常態性自檢機制

為了預防類似問題再次發生，應建立常態性的自檢機制，定期對醫療機構的各項業務進行自我檢查。自檢內容可參考稽查的重點項目，例如病歷、處方、藥品管理、感染控制等。透過定期自檢，及早發現潛在問題，並及時採取措施加以解決。您可以參考衛生福利部提供的相關指引，例如衛生福利部官方網站，瞭解最新的法規和政策。

六、尋求專業諮詢

若對稽查結果或改善措施有任何疑問，可尋求專業的法律或管理顧問諮詢。專業人士能提供客觀的建議和協助，幫助醫療機構更好地應對稽查，並提升合規水平。

總之，稽查後續的完善與優化工作至關重要，不僅能有效預防再次違規，還能提升醫療機構的管理水平和服務品質。透過持續的學習和改進，醫療機構才能在合規的基礎上，為民眾提供更優質的醫療服務。

風險管理與預防：從面對行政稽查學到的事

面對行政稽查，不僅僅是為了通過當下的審查，更重要的是從中學習，建立一套完善的風險管理與預防機制，以確保醫療機構的長期合規運營。每一次的稽查經驗，都是一次寶貴的學習機會，幫助醫師和管理者發現潛在的漏洞和風險點，進而優化管理流程，提升醫療品質。

從稽查經驗中學習

分析稽查結果： 稽查結束後，應詳細分析稽查報告，找出被指出的缺失和問題。針對每一個問題，都要深入探討其根本原因，是法規理解不足？還是操作流程不規範？亦或是人員培訓不到位？
建立問題追蹤機制： 針對稽查中發現的問題，建立一個問題追蹤機制，明確責任人、整改期限和驗收標準。確保每一個問題都能得到有效解決，並且防止類似問題再次發生。
案例分享與內部培訓： 將稽查經驗和教訓分享給全體醫務人員，特別是容易出錯的環節，進行重點培訓。透過案例分析，讓大家引以為戒，提高合規意識和操作技能。

建立常態化的風險管理機制

定期自我評估： 定期進行自我評估，模擬行政稽查的流程和標準，全面檢查醫療機構的各個方面，包括文件管理、設備維護、藥品管理、感染控制等等。
法規更新追蹤： 醫療法規不斷更新，需要建立一個法規更新追蹤機制，及時瞭解最新的法規變化，並根據新法規調整內部管理制度和操作流程。您可以參考衛生福利部的相關公告，確保掌握最新資訊。
定期員工培訓： 定期對員工進行法規培訓和操作培訓，提高員工的合規意識和專業技能。培訓內容應包括醫療法規、醫療倫理、病歷書寫、告知義務、感染控制、醫療廢棄物處理等等。
建立內部舉報機制： 建立一個匿名舉報機制，鼓勵員工舉報違規行為。及時發現和糾正潛在的風險，可以預防更嚴重的問題發生。

落實風險預防措施

完善SOP（標準作業程序）： 針對醫療機構的各個環節，建立完善的SOP，明確操作流程、責任人和檢查標準。確保每一個操作都有章可循，減少人為錯誤的發生。
強化文件管理： 建立完善的文件管理制度，確保所有文件（包括病歷、處方、檢查報告、同意書等等）的完整性、準確性和可追溯性。
定期設備維護： 定期對醫療設備進行維護和校驗，確保設備的正常運轉和測量精度。
加強藥品管理： 建立完善的藥品管理制度，確保藥品的品質、儲存和使用安全。特別是對管制藥品，要嚴格按照相關規定進行管理。
重視感染控制： 嚴格執行感染控制措施，預防院內感染的發生。包括手部衛生、環境清潔消毒、醫療器械消毒滅菌、隔離措施等等。

總之，風險管理與預防是一個持續不斷的過程，需要醫療機構全體人員的共同參與和努力。透過從稽查經驗中學習、建立常態化的風險管理機制、以及落實風險預防措施，醫療機構可以有效地降低合規風險，提升醫療品質，保障患者安全，並實現可持續發展。

面對行政稽查:醫師的準備與配合結論

總而言之，面對行政稽查:醫師的準備與配合是一項持續性的功課，它不僅僅是為了應付當下的檢查，更在於建立一套完善的醫療管理體系，確保醫療機構的合法合規運營。從稽查前的充分準備、稽查中的積極配合，到稽查後的反思與改進，每一個環節都至關重要。

透過本文的探討，我們

更重要的是，要將每一次的稽查經驗視為一次學習和成長的機會，從中發現自身的不足，並加以改進。建立常態化的風險管理機制，預防類似問題再次發生，才能真正提升醫療服務品質，保障患者安全，並實現醫療機構的可持續發展。

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面對行政稽查:醫師的準備與配合常見問題快速FAQ

Q1: 行政稽查前，醫師應該準備哪些重要的文件和資料？

面對行政稽查，醫師應準備的文件和資料包括：醫師執業執照與相關證書、醫療機構開業執照、完整的病歷資料（包含就診日期、主訴、病史、檢查結果、診斷、治療計畫、用藥記錄、醫囑、醫師簽名等）、藥品管理相關文件（如藥品許可證、進貨與銷貨紀錄、管制藥品管理帳冊）、醫療儀器設備相關文件（如醫療器材許可證、儀器設備校正與維護紀錄）、知情同意書、醫療廣告相關資料、感控相關紀錄、廢棄物處理紀錄等。

Q2: 在行政稽查過程中，醫師應該如何配合稽查人員？

在行政稽查過程中，醫師應保持冷靜、態度誠懇，積極配合查驗，提供所需的文件、資料或設備。同時，應確認稽查人員身分與目的，謹慎回答問題，以事實為基礎，誠實且準確地回答，並提供完整、清晰的文件。若有任何疑問或困難，應及時提出，尋求協助。稽查結束前，務必仔細核對稽查紀錄，確認內容是否與事實相符，再簽署確認。

Q3: 行政稽查結束後，醫療機構應該如何完善和優化管理制度？

行政稽查結束後，醫療機構應詳細審閱稽查報告，制定改善計畫並確實執行，加強內部教育訓練，完善內部管理制度，建立常態性自檢機制，並可尋求專業諮詢。針對稽查中發現的問題，加強對全體醫護人員的教育訓練，提高其對醫療法規和相關規定的認識，並定期自我檢查，及早發現潛在問題並及時解決。透過持續的學習和改進，醫療機構才能在合規的基礎上，為民眾提供更優質的醫療服務。

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