在醫療資訊化的浪潮下，電子病歷已成為現代醫療體系不可或缺的一部分。然而，如何確保電子病歷資料在數位化後能被妥善保存，並在需要時安全、合規地調閱，成為醫療機構管理者、資訊部門及醫護人員共同關注的焦點。本文將深入探討電子病歷資料保存的各個面向，從存證方式、調閱流程到安全保障，提供全方位的實用指南，旨在協助您建立安全、合規且高效的電子病歷管理系統。
電子病歷的存證與調閱方式直接關係到醫療資訊的價值與法律效力。考量到電子病歷資料保存的重要性，醫療機構應採用數位簽章、時間戳記等技術，確保病歷的完整性與不可否認性。同時，建立明確的調閱流程，針對不同情況（如患者本人調閱、醫療機構間調閱、司法機關調閱）制定相應的授權與審核機制，以符合相關法規要求。
實用建議： 根據我的經驗，許多醫療機構在導入電子病歷系統時，往往忽略了長期保存策略的重要性。建議在系統建置初期，就應規劃完善的資料備份、異地備援及災難恢復機制，定期檢測並更新相關措施，以應對技術變遷及潛在風險，確保電子病歷資料的長期可用性。
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這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
作為醫療資訊管理領域的專家，針對「電子病歷資料保存與調閱全攻略：存證、流程、安全，保障醫療資訊價值」這篇文章，我將根據文章重點內容與關鍵字「電子病歷資料保存」，為讀者提供3條簡短且具高實用價值的建議：
1. 建立完善的電子病歷資料保存機制：定期進行資料備份、設置異地備援，並明確制定資料保存期限與歸檔流程。這能確保資料在發生意外時能夠快速恢復，並符合法規對於病歷保存期限的要求。
2. 確保電子病歷系統的合規性：選用符合台灣《醫療法》、《個人資料保護法》以及電子簽章法等相關法規的電子病歷系統。定期審查並更新電子病歷保存策略，以符合最新的法規要求和技術標準，並諮詢法律專家和資訊安全專家.
3. 強化員工教育訓練與風險管理：加強員工對電子病歷系統的操作能力與資訊安全意識，定期進行法規和資訊安全培訓。 建立應變機制，以便在發生資料遺失、損毀或洩露事件時，能夠及時有效地應對。
電子病歷資料保存的挑戰與長期策略
電子病歷的普及為醫療服務帶來了便利，但同時也對資料的保存提出了前所未有的挑戰。電子病歷資料保存不僅僅是技術問題，更涉及法律法規遵循、病人權益保障等多個層面。要確保醫療機構在需要時能迅速且準確地取得病患資訊，保障醫療服務的連續性與品質，我們必須正視這些挑戰，並制定可行的長期策略。
面臨的挑戰
- 技術快速變遷： 醫療資訊技術日新月異，舊的儲存介質和資料格式可能很快過時，導致資料難以讀取或轉換。軟硬體技術更新往往會造成電子文件不可讀取，影響電子文件的長期保存。
- 資料安全風險： 電子病歷資料是極具價值的目標，容易遭受駭客攻擊、病毒感染、資料洩露等安全威脅。超過50%的美國醫療機構未有偵測或監控資料遺失或外洩的能量。
- 法規遵循壓力： 各國和地區對電子病歷的保存期限、存取權限、隱私保護等都有嚴格的規定，醫療機構需要不斷更新和調整其管理系統，以符合最新的法規要求。
- 長期保存成本： 長期保存電子病歷需要投入大量的硬體、軟體、人力和管理成本。如何平衡成本與效益，實現資源的最佳配置，是一個重要的課題。
- 資料互通性問題： 不同醫療機構可能使用不同的電子病歷系統，資料格式和標準不一致，導致資料難以共享和交換，影響醫療協作和病人轉診。
長期保存策略
為了應對上述挑戰，醫療機構需要制定一套全面的電子病歷長期保存策略，涵蓋以下幾個方面：
- 建立完善的資料備份與災難恢復機制： 定期備份電子病歷資料，並建立異地備援機制，以應對系統故障、自然災害或其他突發事件。同時，進行定期的資料恢復演練，確保在緊急情況下能夠迅速恢復資料，保障醫療服務的連續性。
- 採用標準化的資料格式和交換協議： 採用符合國際標準（例如 HL7、DICOM）的資料格式和交換協議，確保資料的互操作性和長期可用性。
- 強化資料安全防護： 採用加密技術、存取控制、安全審計等手段，保護病患隱私和醫療資料安全。定期進行資訊安全風險評估，並更新安全防護措施，以應對不斷變化的網路安全威脅。
- 制定資料生命週期管理政策： 深入探討電子病歷從創建、使用、保存到銷毀的全過程管理，包括資料的完整性、安全性、可追溯性，以及符合相關法規要求的保存期限和銷毀流程。 根據台灣《醫療法》規定，醫療機構對於病歷的保存應有妥善的規劃，一般而言，病歷至少保存十年。
- 選用合規的雲端服務： 考慮將電子病歷儲存在雲端，以降低硬體和管理成本。但務必選擇符合醫療行業安全標準的供應商，並確保資料儲存地點位於境內。衛生福利部未來將公佈合格雲端業者白名單，供醫療院所選擇。
- 進行資料格式轉移： 將舊的檔案格式轉置成新的檔案格式，並將封閉式的檔案格式轉置成開放式的檔案格式。
- 提升員工的安全意識： 加強員工對電子病歷系統的操作能力與資訊安全意識，定期進行法規和資訊安全培訓。
透過這些策略的有效實施，醫療機構不僅能確保電子病歷的長期保存，更能提升醫療服務的品質和效率，為病患提供更安全、更可靠的醫療服務。並且應建立應變機制，以便在發生資料遺失、損毀或洩露事件時，能夠及時有效地應對。
電子病歷資料保存：法規遵循與風險管理
電子病歷資料的保存不僅僅是技術問題，更涉及嚴格的法規遵循和全面的風險管理。醫療機構必須確保其電子病歷管理系統符合相關法律法規，並採取適當措施來保護患者的隱私和資料安全，避免法律風險和聲譽損害。在台灣，主要的法規依據包括《醫療法》、《個人資料保護法》以及《醫療機構電子病歷製作及管理辦法》。
法規遵循要點
醫療機構在電子病歷資料保存方面，應特別注意以下法規遵循要點：
- 《醫療法》：確保病歷內容的完整性、清晰性和可追溯性，並符合規定的保存期限。
- 《個人資料保護法》：尊重病患的個人資料權益，遵循蒐集、處理和利用個人資料的相關規定，並採取適當的安全措施。
- 《醫療機構電子病歷製作及管理辦法》：
- 明定電子病歷的製作、簽章、儲存、交換和管理等方面的具體要求。
- 強化資通安全，增訂傳輸加密機制和安全事故處理機制。
- 規範醫療機構委託建置業者之管理，明定雙方權利義務。
- 允許醫療機構使用雲端服務處理電子病歷資料，但需符合相關安全規定。
- 推動無紙化，允許將書面同意書和紙本病歷轉錄為電子檔案保存。
風險管理策略
為了有效管理電子病歷資料保存的風險，醫療機構可以採取以下策略：
- 建立完善的資安管理體系：
- 實施嚴格的存取控制，限制未經授權的存取。
- 採用加密技術，保護資料在儲存和傳輸過程中的安全。
- 定期進行安全漏洞掃描和滲透測試，及時修補漏洞。
- 部署入侵偵測系統，監控異常活動。
- 制定完善的備份和災難恢復計畫：
- 定期備份電子病歷資料，並將備份資料儲存在異地。
- 建立快速恢復機制，確保在發生災害時能夠迅速恢復資料和系統。
- 定期測試災難恢復計畫，確保其有效性。
- 加強員工培訓和意識宣導：
- 定期對員工進行資訊安全和隱私保護培訓，提高安全意識。
- 建立明確的資料安全政策和程序，並要求員工嚴格遵守。
- 加強對委外廠商的管理，確保其符合相關安全要求。
- 建立完善的事件應變和通報機制：
- 制定詳細的事件應變計畫，明確各部門的職責和流程.
- 建立快速通報機制，及時向相關部門和主管機關報告安全事件.
- 定期演練應變計畫，提高應變能力.
透過上述法規遵循與風險管理策略，醫療機構可以有效地保護電子病歷資料的安全，確保患者的權益，並提升醫療服務的品質。同時，也應密切關注法規的最新發展，及時調整管理措施，以應對不斷變化的資訊安全挑戰。
電子病歷資料保存. Photos provided by unsplash
在電子病歷資料保存的實務中，選擇合適的數位存儲技術和建立完善的安全防護機制至關重要。這不僅關乎資料的長期可用性，也直接影響到患者隱私和醫療機構的聲譽。數位存儲技術的選擇必須兼顧成本效益、擴展性、安全性以及與現有系統的相容性。同時，安全防護措施必須涵蓋存儲、傳輸和使用等各個環節，以應對日益複雜的網路安全威脅。
數位存儲技術的選擇
目前常見的電子病歷存儲方案包括：
- 本地伺服器：將電子病歷資料儲存在醫療機構自有的伺服器上。這種方案的優點是資料控制權完全掌握在醫療機構手中，但需要投入較高的硬體、軟體和人力成本進行維護和管理。
- 雲端儲存：將電子病歷資料儲存在雲端服務供應商提供的伺服器上。這種方案的優點是成本較低、擴展性強，並且可以實現異地備援。然而，醫療機構需要仔細評估雲端服務供應商的安全性和合規性，確保資料得到充分保護。您可以參考 Amazon Web Services (AWS) 的 HIPAA 合規性方案，瞭解雲端服務如何協助保護醫療資訊。
- 混合雲儲存：結合本地伺服器和雲端儲存的優點，將部分資料儲存在本地，將另一部分資料儲存在雲端。這種方案可以根據不同的資料類型和安全需求，靈活地選擇存儲位置。
在選擇數位存儲技術時，醫療機構還需要考慮以下因素：
- 資料格式：選擇標準化的資料格式（如 HL7、DICOM），確保資料的互操作性和長期可用性。
- 儲存容量：根據預計的資料增長量，選擇足夠的儲存容量，並考慮未來的擴展需求。
- 讀寫速度：選擇讀寫速度快的儲存介質，確保電子病歷的快速存取。
- 資料備份：建立完善的資料備份機制，定期備份電子病歷資料，並將備份資料儲存在不同的地理位置，以防止資料遺失。
安全防護機制的建立
為了確保電子病歷資料的安全，醫療機構需要建立多層次的安全防護機制，包括：
- 存取控制：限制對電子病歷資料的存取權限，只允許授權人員存取相關資料。可以通過設定使用者名稱、密碼和角色權限等方式實現存取控制。
- 加密技術：使用加密技術對電子病歷資料進行加密，防止未授權人員讀取資料。可以使用對稱加密和非對稱加密等不同的加密算法。
- 身份驗證：採用多因素身份驗證機制，例如結合密碼、生物識別和智慧卡等方式，提高身份驗證的安全性。
- 安全監控：實時監控電子病歷系統的運行狀態，及時發現和應對安全事件。可以使用入侵檢測系統（IDS）和安全資訊與事件管理系統（SIEM）等工具進行安全監控。
- 漏洞掃描：定期進行漏洞掃描，及時發現和修補系統漏洞，防止駭客利用漏洞入侵系統。
- 安全培訓：加強對醫護人員的安全培訓，提高他們的安全意識，避免因人為疏忽導致的安全事件。
此外，醫療機構還應定期進行風險評估，識別電子病歷資料保存過程中可能存在的安全風險，並採取相應的防護措施。例如，可以參考美國國家標準與技術研究院（NIST）發布的 網路安全框架，建立完善的風險管理體系。
總之，電子病歷資料保存的數位存儲技術和安全防護機制是保障醫療資訊安全的重要基石。醫療機構應根據自身的實際情況，選擇合適的技術和措施，確保電子病歷資料的安全、可靠和長期可用。
| 主題 | 內容 |
|---|---|
| 數位存儲技術的選擇 |
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| 數位存儲技術的考量因素 |
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| 安全防護機制的建立 |
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| 額外措施 |
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| 總之，數位存儲技術和安全防護機制是保障醫療資訊安全的重要基石。醫療機構應根據自身情況，選擇合適的技術和措施，確保電子病歷資料的安全、可靠和長期可用。 | |
電子病歷資料保存：調閱流程與授權機制
在電子病歷的管理中，調閱流程與授權機制是確保資料安全、隱私和合規性的重要環節。一套完善的調閱流程與嚴謹的授權機制，能有效防止未經授權的存取，保障病人的權益，並符合相關法規的要求。
電子病歷調閱流程
電子病歷的調閱並非隨意存取，而是需要遵循一定的流程。這個流程通常包含以下幾個步驟：
- 提出申請： 調閱者需要提出明確的申請，說明調閱目的、所需資料範圍和使用用途。 申請形式可以是書面、電子郵件或線上申請。
- 身份驗證： 醫療機構會驗證申請者的身份，確認其具有調閱電子病歷的資格。 身份驗證的方式包括核對身份證件、醫事人員證件等。
- 權限審核： 根據申請者的身份和調閱目的，醫療機構會審核其調閱權限， 確保其只能存取與工作職責相關的資料。 例如，一般護理人員可能只能調閱病人的基本資料和護理記錄，而醫師則可以調閱更完整的病歷資訊.
- 電子簽章： 為了確保調閱行為的可追溯性和不可否認性，調閱者需要在系統中進行電子簽章， 記錄其調閱時間、內容和目的。
- 資料存取： 經過授權後，調閱者才能存取所需的電子病歷資料。 系統會記錄所有存取行為，以備日後稽覈.
- 異常回報： 若發現有不正常的調閱，需要回報。
電子病歷調閱授權機制
授權機制是電子病歷管理的核心，它決定了誰可以在什麼情況下存取哪些資料。 一個健全的授權機制應具備以下要素：
- 角色權限控制： 根據不同人員的角色（如醫師、護理師、藥劑師、行政人員等），設定不同的存取權限。 角色權限控制可以確保每個人只能存取與其工作相關的資料.
- 病人同意： 在某些情況下（例如，提供病歷給保險公司或進行研究），需要取得病人的明確同意。 台灣的《醫療法》和《個人資料保護法》對此有明確規定.
- 緊急存取機制： 在緊急情況下（例如，病人昏迷不醒），醫護人員可能需要繞過某些授權限制，立即存取病人的病歷資料。 這種情況需要有明確的緊急存取流程和事後審核機制.
- 敏感資料保護： 對於涉及性侵、家暴等敏感資訊的病歷，需要採取更嚴格的保護措施，例如雙重驗證、存取限制等.
- 稽覈追蹤： 系統需要記錄所有電子病歷的存取行為，包括時間、人員、內容等，以便進行稽覈和追蹤。 稽覈追蹤可以幫助發現潛在的安全漏洞和違規行為.
符合法規的調閱機制
為確保病歷資料的調閱符合法規，醫療機構應注意以下幾點：
- 《醫療機構電子病歷製作及管理辦法》： 衛生福利部依據《醫療法》第 69 條授權訂定此辦法，明定電子病歷的製作、管理、資安維護等相關規範。
- 《個人資料保護法》： 此法規範個人資料的蒐集、處理及利用，醫療機構在調閱及提供病歷資料時，應遵守相關規定，確保病人隱私權益.
- 電子簽章法： 醫療機構應採用符合電子簽章法的電子簽章技術，確保電子病歷的法律效力.
注意事項
- 民眾申請電子病歷： 民眾有權申請自己的電子病歷複製本。申請流程通常包括填寫申請單、身份驗證、繳費等步驟。
- 保險公司申請病歷： 保險公司因理賠或其他業務需求，可能需要申請病人的病歷資料，此時應提供正式公文，並取得病人的同意.
- 電子病歷交換： 在病人同意下，醫療機構可透過電子病歷交換平台，與其他醫療機構交換病歷資料，方便病人就醫並減少重複檢驗。
總之，電子病歷的調閱流程與授權機制是確保醫療資訊安全和病人權益的重要防線。 醫療機構應建立完善的管理制度，並定期審查和更新，以應對不斷變化的安全威脅和法規要求。 同時，應加強對醫護人員的教育訓練，提高其對電子病歷管理的認知和責任感。
電子病歷資料保存結論
綜上所述，電子病歷資料保存是一項涉及技術、法律、管理等多個層面的複雜任務。從存證方式的選擇、調閱流程的建立，到安全防護機制的強化，每一個環節都至關重要。醫療機構必須正視電子病歷資料保存所面臨的挑戰，制定全面的策略，並不斷更新和完善，以確保病患資料的安全、合規和長期可用性。唯有如此，才能真正發揮電子病歷的價值，提升醫療服務品質，並保障病人的權益。
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電子病歷資料保存 常見問題快速FAQ
電子病歷資料應該保存多久？法規有相關規定嗎？
根據台灣《醫療法》規定，醫療機構對於病歷的保存應有妥善的規劃，一般而言，病歷至少保存十年。此外，《醫療機構電子病歷製作及管理辦法》也對電子病歷的保存期限、格式、安全等面向有詳細規範，醫療機構應確保符合相關法規要求。
如果發生自然災害或系統故障，如何確保電子病歷資料不會遺失？
醫療機構應建立完善的資料備份與災難恢復機制。這包括定期備份電子病歷資料，並建立異地備援機制，以應對系統故障、自然災害或其他突發事件。同時，應定期進行資料恢復演練，確保在緊急情況下能夠迅速恢復資料，保障醫療服務的連續性。選用雲端服務時，也需要確認雲端供應商有異地備援的機制。
如何確保只有授權人員才能調閱電子病歷資料，保護病人隱私？
醫療機構應建立嚴格的存取控制與授權機制。這包括根據不同人員的角色（如醫師、護理師等）設定不同的存取權限，採用多因素身份驗證機制，以及對敏感資料（如性侵、家暴等相關病歷）採取更嚴格的保護措施。此外，系統需要記錄所有電子病歷的存取行為，以便進行稽覈和追蹤，及時發現潛在的安全漏洞和違規行為。同時也需要定期對員工進行資訊安全和隱私保護培訓，提高安全意識。
