隨著醫療資訊化的快速發展，電子病歷已成為現代醫療體系的核心。電子病歷資料保存不僅關乎醫療機構的運營效率，更直接影響患者的權益保障。瞭解病歷電子化後的存證與調閱方式，是每位醫療從業人員和患者都應重視的課題。
本指南將深入探討電子病歷資料保存的各個面向，涵蓋資料的儲存、備份、歸檔，以及調閱的流程與權限管理。從法規遵循到技術實施，我們將提供清晰的指引，確保您的電子病歷資料安全可靠且易於存取。
根據我多年的經驗，電子病歷系統的導入與維護，需要兼顧資料的安全性與便捷性。建議醫療機構應建立完善的資料備份機制，定期進行資料恢復演練，並加強員工的資安意識培訓，以應對潛在的風險。此外，患者也應瞭解自身調閱病歷的權利與途徑，以便在必要時能夠及時取得相關資訊。
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這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 建立完善的資料備份與災難恢復機制： 醫療機構應定期備份電子病歷資料，並建立異地備援機制，以應對系統故障、自然災害或其他突發事件。同時，進行定期的資料恢復演練，確保在緊急情況下能夠迅速恢復資料，保障醫療服務的連續性。
- 強化員工資安意識與操作技能： 定期對醫療人員進行電子病歷系統使用方法和安全規定的培訓，提高其安全意識和操作技能，以應對不斷變化的安全威脅。確保所有員工都瞭解如何正確使用系統、查詢和調閱病歷資料，以及如何保護患者隱私。
- 定期審查與更新電子病歷系統的合規性： 醫療機構應確保其使用的電子病歷系統符合最新的法規要求，例如《醫療法》、《個人資料保護法》等。定期進行安全審計，評估系統的安全性、完整性和合規性，並根據需要進行更新和優化，以確保病患隱私、資料安全和醫療品質。
電子病歷資料保存：法規遵循與常見挑戰
在電子病歷資料保存的旅程中，法規遵循與挑戰如影隨形。醫療機構必須在嚴格的法律框架下運營，同時應對技術、管理和資源等多方面的挑戰。 瞭解這些法規要求和潛在挑戰，才能確保電子病歷資料的安全性、完整性與合規性。
法規遵循：台灣醫療法與相關規範
在台灣，《醫療法》及其相關子法，如《醫療機構電子病歷製作及管理辦法》，是電子病歷資料保存的基石。 這些法規明確規定了病歷的保存期限、格式、安全措施以及調閱程序. 違反這些規定可能導致行政處罰、民事賠償，甚至在某些情況下可能涉及刑事責任。
- 保存期限： 根據《醫療法》規定，門診病歷至少保存七年，住院病歷至少保存十年。 特殊檢查或治療相關紀錄，例如放射線檢查、病理檢查、手術同意書等，則應永久保存。
- 電子病歷系統的合規性： 醫療機構應確保其使用的電子病歷系統符合相關法律要求。 這包括系統供應商的資安認證（例如ISO 27001）、完善的資料備份與災難復原機制、電子簽章的合法性驗證，以及嚴格的修改與刪除記錄。
- 個資保護： 醫療機構必須遵守《個人資料保護法》，採取適當的安全措施，防止病歷資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏.
- 電子簽章： 醫療機構製作電子病歷應符合事項。另考量醫療實務需求，增訂醫事人員因故無法於時限內完成電子簽章時替代方式。
常見挑戰：技術、管理與成本
除了法規遵循，電子病歷資料保存還面臨許多實際挑戰：
- 技術挑戰：
- 資料安全： 如何防止未經授權的訪問、惡意軟體攻擊和資料洩露？這需要多層次的安全防護措施，包括身份驗證、權限管理、數據加密和安全審計。
- 系統整合： 如何將電子病歷系統與其他醫療資訊系統（如PACS、LIS、HIS）整合，以實現數據的互操作性？
- 資料轉換與遷移： 如何將舊的紙本病歷或過時的電子病歷轉換為新的格式，並確保數據的完整性和準確性？
- 長期保存： 隨著技術的不斷發展，如何確保電子病歷資料在未來幾十年內仍然可用和可讀？這可能需要定期遷移資料到新的平台或格式。
- 管理挑戰：
- 員工培訓： 如何確保所有醫療人員都瞭解電子病歷系統的使用方法和安全規定？這需要持續的培訓和教育。
- 流程變更： 如何調整現有的醫療流程，以適應電子病歷系統的使用？這可能需要重新設計工作流程和修改政策。
- 權限管理： 如何分配和管理不同人員的訪問權限，以確保只有授權人員才能訪問敏感資料？這需要建立完善的身份認證與授權機制。
- 災難恢復： 如何制定災難恢復計畫，以應對系統故障、自然災害或其他突發事件？這需要定期備份資料和建立異地備援機制。
- 成本挑戰：
- 系統建置與維護： 電子病歷系統的建置和維護可能需要大量的資金投入。 這包括硬體、軟體、人員培訓和持續的技術支援。
- 儲存成本： 長期儲存大量的電子病歷資料也可能帶來高昂的成本。 醫療機構需要仔細評估不同的儲存方案，例如本地儲存、雲端儲存或混合儲存，以找到最具成本效益的解決方案。
- 合規成本： 為了符合法規要求，醫療機構可能需要進行額外的投資，例如購買安全設備、聘請法律顧問或進行安全審計。
應對這些挑戰需要全面的策略，包括選擇合適的技術、建立完善的管理制度、投入足夠的資源，以及持續的監控和改進。 此外，與供應商、同業和法律專家合作，可以分享經驗、獲取支持，並確保電子病歷資料保存的合規性和有效性.
醫療機構儲存電子病歷之電腦、自動化機器或其他電子媒介物報廢、汰換或轉作其他用途時，應採取適當措施，確保電子病歷資料完全移除或清除，而無洩漏之虞；儲存媒體無法完全移除、清除或可事後還原資料者，應進行實體破壞，使其無法使用。
總而言之，電子病歷資料保存是一個複雜而重要的任務。 通過瞭解相關的法規要求和潛在挑戰，醫療機構可以制定有效的策略，以確保病患隱私、資料安全和醫療品質。
電子病歷資料保存：技術方案與實務應用
在電子病歷資料保存的過程中，選擇合適的技術方案至關重要。這些方案不僅要確保資料的安全性、完整性，還要兼顧長期保存的可行性和成本效益。以下將詳細介紹幾種常見的技術方案及其在實務中的應用：
資料備份與異地備援
資料備份是防止資料遺失的最基本措施。醫療機構應建立完善的備份策略，定期將電子病歷資料複製到不同的儲存媒體或位置。異地備援則更進一步，將備份資料儲存在地理位置不同的場所，以防止因自然災害或其他突發事件導致的資料遺失。
- 實務應用：
- 定期備份： 建議每日進行增量備份，每週進行完整備份，並保留多個備份版本，以便在需要時進行還原。
- 異地備援： 可選擇自建異地備援中心，或採用雲端服務供應商提供的異地備援解決方案。在選擇雲端服務時，務必選擇符合法規要求的供應商，並確保資料儲存地點位於境內。
資料歸檔與生命週期管理
隨著時間的推移，部分電子病歷資料的使用頻率會降低，但仍需長期保存以符合法規要求。資料歸檔是指將這些不常使用的資料轉移到成本更低、更適合長期保存的儲存媒體上。資料生命週期管理則是一種更全面的策略，涵蓋了資料從產生、使用、歸檔到最終銷毀的整個過程。
- 實務應用：
- 分層儲存： 根據資料的使用頻率和重要性，將電子病歷資料分為不同的層級，並採用不同的儲存方案。例如，將經常使用的資料儲存在高效能的固態硬碟 (SSD) 上，將不常使用的資料儲存在成本較低的磁帶或雲端儲存中。
- 自動化歸檔： 設置自動化歸檔規則，定期將符合條件的資料轉移到歸檔儲存中。
資料加密與訪問控制
資料加密是保護電子病歷資料安全的重要手段。通過加密，即使資料被未經授權的人員訪問，也無法讀取其中的內容。訪問控制則是限制不同人員對電子病歷資料的訪問權限，確保只有經過授權的人員才能訪問特定的資料。
- 實務應用：
- 端到端加密： 在資料傳輸和儲存過程中，都採用加密技術，確保資料在任何時候都受到保護。
- 角色 based access control (RBAC)： 根據不同人員的角色和職責，分配不同的訪問權限。例如，醫生可以訪問其負責的患者的完整病歷資料，護士只能訪問部分資料，行政人員只能訪問患者的基本資訊。
儲存媒體的選擇與管理
儲存媒體的選擇直接影響到電子病歷資料的保存期限和可靠性。儲存媒體的管理則包括定期檢查儲存媒體的可讀性、進行必要的轉檔，以及安全地銷毀過期的儲存媒體。
- 實務應用：
- 定期檢查： 定期檢查儲存媒體的可讀性，確保資料能夠完整呈現。
- 轉檔： 隨著技術的發展，舊的儲存格式可能會過時，需要將資料轉檔到新的格式，以確保長期可用性。
- 安全銷毀： 對於報廢的儲存媒體，應採取適當措施，確保電子病歷資料完全移除或清除，防止資料洩漏。
雲端儲存的應用
雲端儲存為電子病歷資料保存提供了新的選擇。雲端服務供應商通常提供高可用性、高安全性的儲存基礎設施，並負責資料的備份、容災等工作。然而，在選擇雲端儲存時，醫療機構需要仔細評估供應商的資安能力、合規性，以及資料儲存地點等因素。
- 實務應用：
- 選擇合規的雲端服務供應商： 選擇通過 ISO 27001 等資訊安全驗證，並具有服務醫療產業經驗的供應商。
- 簽訂詳細的服務合約： 明確雙方的權利義務、資安責任、以及資料保護措施。
- 資料儲存地點： 原則上應選擇位於境內的資料中心，境外儲存需經主管機關覈准。
總之，電子病歷資料保存是一項複雜而重要的任務。醫療機構需要根據自身的實際情況，選擇合適的技術方案，並建立完善的管理制度，才能確保電子病歷資料的安全、完整和長期可用。 醫療機構在採用電子病歷系統時，應考量流程與預算，並衡量上雲對醫事人員的醫療服務、教學研究及為病人服務產生的價值。客製化系統可能更符合醫院需求，但也需要考慮開發和維運成本。
電子病歷資料保存. Photos provided by unsplash
電子病歷資料保存：調閱流程與隱私保護
電子病歷的調閱是醫療服務中不可或缺的一環，但同時也必須嚴格遵守隱私保護的相關規定。不論是患者本人、醫療機構內部，或是第三方需要調閱電子病歷，都必須遵循一定的流程，確保資料的安全與合法性。
患者自主調閱
患者有權利瞭解自己的醫療資訊，因此，提供便捷且安全的自主調閱管道至關重要。調閱流程通常包括：
- 身份驗證： 嚴格確認申請者的身份，例如透過健保卡、身分證等方式進行驗證。
- 申請提出： 提供線上或線下申請管道，讓患者可以方便地提出調閱需求。
- 資料提供： 根據患者的需求，提供紙本或電子版本的病歷資料。
- 記錄留存： 記錄患者的調閱行為，以備日後查詢。
在實務上，醫療機構可以考慮建立患者入口網站，讓患者可以隨時查看自己的病歷資料，並下載所需的報告。這不僅提升了患者的參與度，也減輕了醫療機構的行政負擔。
醫療機構內部調閱
醫療機構內部的調閱行為，通常是為了提供更好的醫療服務。例如，醫生需要查看患者的過往病歷，才能做出更準確的診斷。為了確保調閱的合法性與安全性，必須建立完善的內部調閱流程：
- 權限管理： 根據員工的職責，授予不同的調閱權限。例如，護理師只能查看與自己工作相關的病歷資料。
- 調閱記錄： 記錄所有內部調閱行為，包括調閱者、調閱時間、調閱目的等。
- 定期審計： 定期審計調閱記錄，以確保沒有違規行為。
此外，醫療機構也應加強員工的資訊安全意識，定期舉辦培訓課程，讓員工瞭解隱私保護的重要性，以及如何安全地使用電子病歷系統。
第三方調閱
有時候，第三方（例如保險公司、研究機構）可能需要調閱電子病歷資料。在這種情況下，必須嚴格遵守相關法規，並取得患者的同意：
- 知情同意： 必須明確告知患者，第三方需要調閱其病歷資料的目的、範圍、以及使用方式，並取得患者的書面同意。
- 最小化原則： 提供給第三方的資料，應僅限於其所需的範圍，避免洩露過多的個人資訊。
- 安全傳輸： 使用安全的管道傳輸資料，例如加密傳輸、VPN等。
在某些情況下，法律可能允許在未經患者同意的情況下調閱病歷資料。例如，為了公共衛生安全，政府機關可以調閱相關資料。但即使在這種情況下，也應盡可能地保護患者的隱私，例如匿名化處理。
隱私保護措施
為了確保電子病歷資料的安全性與隱私，醫療機構應採取多方面的保護措施：
- 身份驗證： 使用強身份驗證機制，例如雙因素驗證，防止未授權的訪問。
- 權限管理： 根據員工的職責，授予不同的訪問權限。
- 數據加密： 對儲存和傳輸中的數據進行加密，防止數據洩露。
- 安全審計： 定期審計系統日誌，以及早發現安全威脅。
- 災害恢復： 建立完善的災害恢復計畫，確保在發生意外情況時，能夠及時恢復數據。
總之，電子病歷資料的調閱流程必須兼顧效率與安全，既要方便患者和醫護人員使用，又要嚴格保護患者的隱私。醫療機構應不斷完善相關制度與技術，以應對不斷變化的安全威脅。
| 調閱對象 | 調閱流程 | 隱私保護措施 |
|---|---|---|
| 患者自主調閱 |
|
建立患者入口網站，方便患者隨時查看和下載病歷資料。 |
| 醫療機構內部調閱 |
|
加強員工的資訊安全意識，定期舉辦培訓課程。 |
| 第三方調閱 |
|
在法律允許未經患者同意的情況下調閱病歷資料時，也應盡可能地進行匿名化處理，保護患者隱私。 |
| 通用隱私保護措施 |
|
醫療機構應不斷完善相關制度與技術，以應對不斷變化的安全威脅，兼顧效率與安全。 |
電子病歷資料保存：案例分析與最佳實踐
在探討電子病歷資料保存的實際應用時，案例分析能提供寶貴的經驗和啟示。以下將透過幾個案例，說明不同情境下的挑戰與應對策略，並總結出最佳實踐，以供醫療機構參考。
案例一：大型綜合醫院的資料遷移
情境描述：一家擁有悠久歷史的大型綜合醫院，在更新其電子病歷系統時，面臨著將過去數十年累積的大量舊資料遷移到新系統的挑戰。舊系統格式老舊，與新系統的相容性差，且部分資料已損壞或遺失。
挑戰：
- 資料格式轉換：如何有效地將舊系統的資料轉換為新系統可用的格式，同時確保資料的完整性和準確性。
- 資料品質問題：如何識別和處理舊資料中的錯誤、不一致或遺失，以避免影響新系統的使用。
- 遷移過程中的風險：如何在遷移過程中，最大限度地減少對日常醫療服務的影響，並防止資料遺失或洩露。
應對策略：
- 分階段遷移：將資料按時間、科室或病人類型分批遷移，逐步完成整個遷移過程。
- 專業團隊：成立由資訊、醫療和管理人員組成的專業團隊，負責資料的評估、轉換、驗證和遷移工作。
- 嚴格的測試：在正式遷移前，進行充分的測試，驗證資料的完整性、準確性和可用性。
- 備份與恢復：在遷移過程中，對資料進行備份，並制定詳細的恢復計畫，以應對可能發生的意外情況。
案例二：小型診所的雲端儲存方案
情境描述：一家小型診所
挑戰：
- 法規遵循：如何選擇符合當地法規要求的雲端服務供應商，確保資料的儲存、處理和傳輸符合相關規定。
- 資料安全性：如何確保雲端儲存的資料免受未經授權的存取、篡改或洩露。
- 服務可靠性：如何確保雲端服務的穩定性和可用性，避免因服務中斷而影響醫療服務。
應對策略：
- 選擇合規的供應商：選擇通過相關認證（如ISO 27001、HIPAA）且信譽良好的雲端服務供應商。
- 加密和訪問控制：採用加密技術保護資料，並實施嚴格的訪問控制，確保只有授權人員才能訪問病歷資料。
- 備份和災難恢復：確保雲端服務供應商提供備份和災難恢復服務，以應對可能發生的資料遺失或服務中斷。
- 服務水平協議：與雲端服務供應商簽訂詳細的服務水平協議（SLA），明確雙方的權利和義務。
案例三：區域醫療資訊共享平台
情境描述：一個區域內的多家醫療機構
挑戰：
- 資料互通性：如何確保不同醫療機構使用的電子病歷系統能夠互相交換和理解資料。
- 隱私保護：如何在資料共享的同時，保護患者的隱私權益，防止資料被濫用或洩露。
- 權限管理：如何建立完善的權限管理機制，確保只有經過授權的醫生才能訪問患者的病歷資料。
應對策略：
- 標準化：採用國際或國內的醫療資訊標準（如HL7、DICOM），確保不同系統間的資料格式和語義一致。
- 知情同意：在資料共享前，獲得患者的知情同意，並告知其資料的使用目的和範圍。
- 區塊鏈技術：利用區塊鏈技術確保資料的完整性與不可篡改性。
- 嚴格的授權機制：實施基於角色的訪問控制（RBAC），並定期審查和更新權限設定。
電子病歷資料保存：最佳實踐總結
根據以上案例分析，以下是一些電子病歷資料保存的最佳實踐:
- 法規遵循： 熟悉並遵守當地和國際的相關法規，例如《醫療法》、《個人資料保護法》、HIPAA、GDPR等。
- 風險評估： 定期進行風險評估，識別潛在的安全漏洞和威脅，並採取相應的防護措施。
- 數據備份： 建立完善的備份策略，定期對電子病歷資料進行備份，並將備份資料儲存在不同的地點。
- 災難恢復： 制定詳細的災難恢復計畫，確保在發生意外情況時，能夠快速恢復資料和系統。
- 安全措施： 實施嚴格的安全措施，包括身份驗證、權限管理、數據加密、安全審計等。
- 長期保存策略： 制定長期保存策略，以應對技術變更和系統升級帶來的挑戰。
- 教育訓練： 加強員工的教育訓練，提高其安全意識和操作技能。
- 定期審查： 定期審查和更新電子病歷資料保存策略，以應對新的威脅和挑戰。
總之，電子病歷資料保存是一項複雜而重要的任務，需要醫療機構投入足夠的資源和精力，才能確保資料的安全、完整和可用性。通過學習和應用這些最佳實踐，醫療機構可以更好地保護患者的權益，提高醫療服務的品質，並實現醫療資訊化的價值。
電子病歷資料保存結論
隨著醫療科技的不斷進步，電子病歷資料保存已成為現代醫療體系中不可或缺的一環。 它不僅關乎醫療機構的運營效率，更直接影響患者的權益和醫療品質。 本文深入探討了電子病歷資料保存的各個面向，從法規遵循、技術方案到調閱流程與最佳實踐，
在實踐中，電子病歷資料保存需要持續的關注和投入。 醫療機構應根據自身情況，制定完善的資料保存策略，並不斷更新和優化。 同時，也應加強員工的培訓，提高其安全意識和操作技能，以應對不斷變化的安全威脅。
總之，電子病歷資料保存是一項需要長期投入的重要任務。 只有不斷學習和實踐，才能確保病患隱私、資料安全和醫療品質。
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電子病歷資料保存 常見問題快速FAQ
Q1: 電子病歷資料應該保存多久？台灣的《醫療法》有規定嗎？
是的，台灣的《醫療法》及其相關子法，如《醫療機構電子病歷製作及管理辦法》，對電子病歷的保存期限有明確規定。根據規定，門診病歷至少保存七年，住院病歷至少保存十年。 特殊檢查或治療相關紀錄，例如放射線檢查、病理檢查、手術同意書等，則應永久保存。
Q2: 如果我想要調閱自己的電子病歷，應該怎麼做？
患者有權利調閱自己的醫療資訊。您可以向醫療機構提出申請，調閱流程通常包括身份驗證（例如透過健保卡、身分證等方式）、申請提出（線上或線下申請管道），以及醫療機構根據您的需求提供紙本或電子版本的病歷資料。 醫療機構會記錄您的調閱行為，以備日後查詢。您可以詢問您的醫療機構是否有提供患者入口網站，以便隨時查看和下載您的病歷資料。
Q3: 雲端儲存電子病歷安全嗎？醫療機構應該注意哪些事項？
雲端儲存為電子病歷資料保存提供了一個可行的選擇，但醫療機構需要仔細評估供應商的資安能力、合規性，以及資料儲存地點等因素。 應選擇通過 ISO 27001 等資訊安全驗證，並具有服務醫療產業經驗的供應商。 簽訂詳細的服務合約，明確雙方的權利義務、資安責任、以及資料保護措施。 原則上應選擇位於境內的資料中心，境外儲存需經主管機關覈準。 最重要的是，採用加密技術保護資料，並實施嚴格的訪問控制，確保只有授權人員才能訪問病歷資料，同時確保雲端服務供應商提供備份和災難恢復服務，以應對可能發生的資料遺失或服務中斷。
