在當今數位化時代，診所病歷電子化封存已成為提升醫療效率與保障資訊安全的重要趨勢。面對日益繁重的紙本病歷管理工作，以及對資料安全與隱私保護的更高要求，如何實現診所病歷電子化封存：安全、便捷的醫療資料管理，成為許多中小型診所經營者與醫療管理者共同關注的焦點。本指南旨在深入探討診所病歷電子化封存的實務操作，從系統選擇、導入流程規劃到安全管理策略，提供全方位的解決方案。
本指南將結合最新的醫療資訊技術知識與豐富的診所實務導入經驗，為您詳細介紹如何評估電子病歷系統的效益、選擇合適的供應商、規劃導入流程、培訓診所人員，以及建立完善的安全防護機制。同時，我們也將深入解析相關法規要求，協助您避免病患資料外洩的風險，確保診所營運符合法律規範。透過本指南，您將能掌握診所病歷電子化封存的關鍵知識，並成功地將電子病歷系統應用於診所營運中，提升效率、保障安全、並符合法規要求。
實務上，我建議診所在導入電子病歷系統前，務必進行詳細的風險評估，並制定完善的應變計畫。此外，定期進行員工培訓，強化其資訊安全意識，也是確保病歷資料安全的關鍵。
歡迎聯絡【展正國際法律事務所 黃偉琳律師】
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 評估診所需求，客製化EMR系統：在導入電子病歷系統（EMR）前，診所經營者應詳細評估診所的專科、規模、特殊工作流程及資訊基礎架構，確保所選系統能滿足診所的獨特需求。沒有一套系統適用於所有診所，客製化才能達到最佳效益。
- 強化資訊安全防護與法規遵循：選擇EMR系統時，務必確認其具備資料加密、權限管理、稽核追蹤、備份與恢復等安全措施，並通過ISO 27001等資訊安全認證。同時，確保系統符合台灣的《個人資料保護法》和《醫療法》等相關法規要求，避免病患資料外洩風險。
- 建立應變計畫與定期員工培訓：導入電子病歷系統前，診所應進行詳細的風險評估，並制定完善的應變計畫。此外，定期進行員工培訓，強化其資訊安全意識，使其了解安全登入流程、密碼管理及防止未授權存取的措施，是確保病歷資料安全的關鍵.
診所病歷電子化封存：如何選擇適合的EMR系統？
為診所選擇適合的電子病歷（EMR）系統，就像為您的醫療團隊選擇一位得力的助手。一個好的EMR系統不僅能提升工作效率，更能保障病患資料的安全，讓您在提供優質醫療服務的同時，也能輕鬆管理診所的營運。選擇EMR系統時，需要仔細評估診所的具體需求、預算考量以及系統的易用性。接下來，我將分享一些選擇EMR系統的重要考量因素，
一、評估診所需求：客製化您的EMR系統
瞭解診所的獨特需求是選擇EMR系統的第一步。每個診所的規模、專科、病患結構和工作流程都不盡相同，因此沒有一套EMR系統能適用於所有診所。在評估需求時，請考慮以下幾個關鍵問題：
- 您的診所是什麼專科？不同的專科可能需要不同的模組和功能。例如，骨科診所可能需要更強大的影像處理功能，而皮膚科診所可能需要更完善的皮膚鏡檢查模組。
- 診所的規模有多大？系統的擴展性是否能滿足未來成長的需求？
- 您需要哪些特定的功能？例如，預約排程、帳務管理、處方開立、檢驗結果追蹤等。
- 您的診所是否有特殊的工作流程？EMR系統是否能配合這些流程，或者需要調整現有的工作方式？
- 診所的資訊基礎架構如何？是需要雲端解決方案，還是本地端安裝？
二、功能與模組：選擇最符合需求的系統
EMR系統通常提供多種功能和模組，以滿足不同診所的需求。
三、易用性與使用者介面：降低學習門檻
一個易於使用且介面友善的EMR系統，能大幅降低診所人員的學習曲線，並提升使用意願。在試用系統時，請注意以下幾點：
- 介面是否直觀易懂？功能是否容易找到？
- 操作流程是否順暢？是否需要過多的點擊才能完成一個任務？
- 系統是否提供完整的操作手冊和教學影片？
- 供應商是否提供完善的教育訓練和技術支援？
讓診所的醫師、護理師和行政人員都參與系統的試用，並收集他們的回饋意見，有助於您選擇一個大家都滿意的系統。
四、資訊安全與法規遵循：保護病患隱私
在醫療資訊化的時代，資料安全和病患隱私至關重要。您選擇的EMR系統必須符合相關的法規要求，例如台灣的《個人資料保護法》和《醫療法》。請確認系統具備以下安全措施：
- 資料加密：保護病患資料在傳輸和儲存過程中的安全。
- 權限管理：限制不同人員對病歷的存取權限。
- 稽覈追蹤：記錄所有對病歷的修改和存取行為。
- 備份與恢復：定期備份資料，並確保在發生意外時能迅速恢復。
- 安全認證：通過ISO 27001等資訊安全認證，證明系統的安全可靠性。
選擇有良好信譽和經驗的供應商，能確保您的EMR系統符合最新的安全標準和法規要求。
五、供應商信譽與服務：選擇可靠的合作夥伴
選擇EMR系統不僅僅是購買一套軟體，更是與供應商建立長期的合作關係。在選擇供應商時，請考慮以下因素：
- 供應商的經驗和信譽如何？是否在醫療資訊領域有豐富的經驗？
- 供應商是否提供完善的售後服務和技術支援？
- 供應商是否能根據診所的需求提供客製化的服務？
- 供應商的財務狀況是否穩健？能確保長期提供服務？
- 參考其他診所的評價和使用經驗，瞭解供應商的服務品質。
與供應商建立良好的溝通管道，能確保EMR系統的導入和使用順利。
六、成本效益分析：評估長期投資報酬
EMR系統的導入是一項重要的投資，因此您需要仔細評估其成本效益。除了軟體本身的費用外，還需要考慮硬體、維護、升級、培訓等相關成本。同時，也要評估EMR系統能帶來的效益，例如：
- 節省紙張和儲存空間：降低營運成本。
- 提升工作效率：減少人力成本。
- 減少醫療錯誤：降低醫療糾紛風險。
- 改善病患服務：提升病患滿意度。
- 提高健保申報效率：增加診所收入。
綜合評估成本和效益，選擇一個能為診所帶來長期價值的EMR系統。
七、系統整合性：確保資料互通
一個好的EMR系統，應該能與診所現有的其他系統（例如：PACS、LIS、HIS）無縫整合，實現資料的互通和共享。這不僅能提升工作效率，也能減少資料重複輸入的錯誤。在選擇EMR系統時，請確認其是否支持標準的資料交換格式（例如：HL7、DICOM），並能與其他系統順利整合。
總之，選擇適合的EMR系統需要仔細的評估和比較。透過瞭解診所的需求、評估功能、重視易用性、確保安全、選擇可靠的供應商、評估成本效益和考量系統整合性，您就能為診所選擇一個最合適的EMR系統，提升營運效率，保障病患安全，並在醫療資訊化的浪潮中保持競爭力。
診所病歷電子化封存：安全防護與資料備份策略
在診所導入電子病歷系統後，安全防護與資料備份就成為至關重要的環節。完善的安全措施不僅能保護病患的隱私，也能確保診所營運的持續性。以下將針對診所病歷電子化封存的安全防護與資料備份策略進行詳細
安全防護策略
為了防止未經授權的存取、資料洩露或系統損壞，診所應採取以下安全防護措施：
- 使用者權限管理：
- 建立分層權限管理機制，根據職責分配不同的存取權限給員工。
- 定期審查使用者權限，移除或調整已離職或職務變動人員的權限。
- 實施多因素驗證，增加帳戶安全性，例如結合密碼、簡訊驗證碼或生物識別技術。
- 網路安全防護：
- 架設防火牆，監控和過濾網路流量，阻擋惡意攻擊。
- 安裝入侵偵測系統（IDS），及時發現並阻止潛在的入侵行為。
- 定期進行網路安全漏洞掃描，找出系統漏洞並及時修補。
- 使用VPN（虛擬私人網路），確保遠端存取病歷系統時的安全性。
- 資料加密：
- 採用端對端加密，確保資料在傳輸和儲存過程中的安全性。
- 定期更換加密金鑰，防止金鑰洩露導致資料外洩。
- 加密儲存媒體，例如硬碟或 USB 隨身碟，防止設備遺失導致資料洩露。
- 實體安全：
- 限制機房或伺服器室的進出權限，只有授權人員才能進入。
- 安裝監控系統，記錄機房或伺服器室的出入情況。
- 定期檢查硬體設備，確保運作正常，並防止物理損壞導致資料遺失。
- 資安意識培訓：
- 定期對員工進行資安意識培訓，提高警覺性，避免點擊可疑連結或開啟不明郵件。
- 教育員工如何安全使用密碼，例如設定高強度密碼、定期更換密碼等。
- 模擬釣魚攻擊，測試員工的反應能力，並加強教育訓練。
資料備份策略
為了防止因硬體故障、人為錯誤或自然災害等原因導致的資料遺失，診所應建立完善的資料備份策略：
- 定期備份：
- 設定自動備份排程，例如每日、每週或每月定期備份。
- 定期檢查備份是否成功，確保備份資料的完整性和可用性。
- 多重備份：
- 採用3-2-1 備份原則，即至少保留三份備份資料，儲存在兩種不同的儲存媒體上，並且至少有一份備份資料儲存在異地。
- 使用雲端備份服務，將資料備份到雲端儲存空間，增加資料的安全性。
- 建立異地備援機制，在不同的地理位置建立備份中心，防止本地災害導致資料全部遺失。
- 備份資料加密：
- 對備份資料進行加密，防止未經授權的存取。
- 安全儲存加密金鑰，確保只有授權人員才能恢復備份資料。
- 備份資料驗證：
- 定期測試備份資料的還原，確保在需要時能夠成功恢復資料。
- 驗證備份資料的完整性，確保資料沒有損壞或遺失。
- 儲存媒體報廢與銷毀：
- 醫療機構儲存電子病歷之電腦、自動化機器或其他電子媒介物報廢、汰換或轉作其他用途時，應採取適當措施，確保電子病歷資料完全移除或清除，而無洩漏之虞。
- 儲存媒體無法完全移除、清除或可事後還原資料者，應進行實體破壞。
實例參考：近年來，醫療機構遭受駭客攻擊的事件頻傳。例如，2025年初，台灣多家醫院遭受勒索軟體攻擊，導致系統癱瘓、病歷資料外洩，對醫院營運和病患權益造成嚴重影響。美國Kootenai Health醫院也發生資料外洩事件，影響超過46萬名病患。這些案例凸顯了醫療機構加強資安防護的重要性。
透過以上安全防護與資料備份策略，診所可以有效地保護電子病歷資料，確保病患隱私和診所營運的安全。建議診所定期檢視和更新安全措施，以應對不斷變化的資安威脅。
診所病歷電子化封存:安全、便捷的醫療資料管理. Photos provided by unsplash
診所病歷電子化封存：導入流程規劃與實施步驟
在您決定將診所病歷電子化後，完善的導入流程規劃與實施步驟是成功的關鍵。這不僅能確保系統順利上線，更能降低潛在的風險與阻礙。以下將詳細說明各個階段的重點，協助您有條不紊地完成導入。
1. 成立專案小組與確立目標
首先，成立一個由診所經營者、醫療管理者、資訊人員（若有）及重要科室代表組成的專案小組。這個小組將負責整個導入專案的規劃、執行與監督。同時，明確確立導入目標，例如：
- 提升病歷調閱效率
- 降低儲存空間需求
- 加強資料安全性
- 符合法規要求
專案小組應定期召開會議，追蹤進度並解決問題。
2. 需求分析與系統選擇
在選擇電子病歷系統 (EMR) 之前，徹底分析診所的實際需求至關重要。考量以下因素：
- 診所規模與科別
- 現有資訊系統的相容性
- 預算範圍
- 所需功能（例如：預約掛號、處方開立、檢驗報告管理等）
- 供應商的服務與支援
建議向多家 EMR 供應商索取資料，並進行系統演示，以便比較各家產品的優劣。
您可以參考醫療資訊及管理系統協會 (HIMSS) 提供的 EMR 系統評估指南，以更全面地瞭解各系統的功能與特性。（
3. 擬定導入計畫
擬定詳細的導入計畫，包含以下內容：
- 時程規劃：設定明確的里程碑與完成期限。
- 資源分配：確認所需人力、硬體設備與軟體。
- 資料轉移：規劃如何將現有紙本病歷轉換為電子格式。
- 教育訓練：安排診所人員的系統操作訓練。
- 測試與驗收：在正式上線前進行充分的測試，確保系統運作正常。
- 風險管理：評估潛在風險，並擬定應對措施。
導入計畫應經過專案小組的充分討論與審核，並定期檢討與更新。
4. 資料轉移與數位化
資料轉移是導入過程中耗時且重要的環節。您可以選擇以下方式將紙本病歷轉換為電子格式：
- 掃描：將紙本病歷掃描成電子圖像檔。
- 人工輸入：由專人將病歷資料逐筆輸入系統。
- 混合方式：針對重要病歷進行人工輸入，其餘則掃描建檔。
在進行資料轉移時，務必確保資料的正確性與完整性。建議建立一套驗證機制，定期抽查轉移後的資料，並及時修正錯誤。同時，考量使用光學字元辨識 (OCR) 技術，將掃描的圖像檔轉換為可編輯的文字，以方便日後搜尋與利用。（
5. 系統設定與客製化
根據診所的需求，對 EMR 系統進行設定與客製化。這包括：
- 使用者權限管理：設定不同人員的存取權限，確保資料安全。
- 表單設計：設計符合診所需求的電子病歷表單。
- 流程設定：設定符合診所作業流程的系統功能。
- 報表設定：設定所需的統計報表，以利經營管理。
與 EMR 供應商密切合作，確保系統設定符合診所的實際需求。
6. 人員培訓與教育
對診所所有人員進行系統操作培訓，讓他們熟悉 EMR 系統的功能與操作流程。培訓內容應包括：
- 系統登入與登出
- 病歷調閱與新增
- 處方開立與列印
- 檢驗報告查詢
- 報表產生
提供持續性的教育訓練，並建立內部支援團隊，協助解決使用者遇到的問題。
7. 系統測試與上線
在正式上線前，進行全面性的系統測試，模擬各種使用情境，找出潛在問題並加以修正。測試完成後，即可選擇適當的時機正式上線。建議採取分階段導入的方式，例如先從特定科別或功能開始，逐步擴大範圍，以降低風險。
8. 監控與持續改善
系統上線後，持續監控系統運作狀況，並收集使用者回饋意見。根據回饋意見，定期進行系統優化與改善，以確保 EMR 系統能持續滿足診所的需求。同時，關注醫療資訊科技的發展趨勢，適時導入新的功能與技術，以提升診所的競爭力。
9. 尋求專業輔導
若診所資源有限或缺乏相關經驗，建議尋求專業的醫療資訊顧問公司輔導。顧問公司能提供客製化的導入規劃、系統選擇建議、人員培訓與技術支援，協助診所順利完成電子病歷系統的導入。
重點提示：在導入過程中，務必隨時注意法規遵循，例如個資法、醫療法規等，以確保病患隱私與資料安全。詳細的導入流程規劃與實施步驟，能讓診所更有效地運用電子病歷系統，提升醫療品質與效率，並在競爭激烈的醫療市場中脫穎而出。
| 階段 | 重點步驟 | 說明 |
|---|---|---|
| 1. 成立專案小組與確立目標 |
|
成立由診所經營者、醫療管理者、資訊人員及科室代表組成的專案小組 [i]。確立導入目標，如提升效率、降低空間需求、加強安全性、符合法規 [i]。定期召開會議，追蹤進度 [i]。 |
| 2. 需求分析與系統選擇 |
|
分析診所規模、科別、現有系統相容性、預算、所需功能及供應商服務 [i]。向多家 EMR 供應商索取資料並進行系統演示，參考 HIMSS 提供的 EMR 系統評估指南 [i]。 |
| 3. 擬定導入計畫 |
|
設定明確的里程碑與完成期限 [i]。確認所需人力、硬體設備與軟體 [i]。規劃現有紙本病歷轉換為電子格式的方式 [i]。安排診所人員的系統操作訓練 [i]。上線前進行充分測試，確保系統運作正常 [i]。評估潛在風險並擬定應對措施 [i]。 |
| 4. 資料轉移與數位化 |
|
可選擇掃描、人工輸入或混合方式將紙本病歷轉換為電子格式 [i]。建立驗證機制，定期抽查轉移後的資料並及時修正錯誤 [i]。考量使用 OCR 技術，將掃描的圖像檔轉換為可編輯的文字 [i]。 |
| 5. 系統設定與客製化 |
|
根據診所需求，對 EMR 系統進行設定與客製化 [i]。設定不同人員的存取權限，確保資料安全 [i]。設計符合診所需求的電子病歷表單 [i]。設定符合診所作業流程的系統功能 [i]。設定所需的統計報表，以利經營管理 [i]。 |
| 6. 人員培訓與教育 |
|
對診所所有人員進行系統操作培訓，讓他們熟悉 EMR 系統的功能與操作流程 [i]。提供持續性的教育訓練，並建立內部支援團隊，協助解決使用者遇到的問題 [i]。 |
| 7. 系統測試與上線 |
|
在正式上線前，進行全面性的系統測試，模擬各種使用情境，找出潛在問題並加以修正 [i]。採取分階段導入的方式，例如先從特定科別或功能開始，逐步擴大範圍，以降低風險 [i]。 |
| 8. 監控與持續改善 |
|
系統上線後，持續監控系統運作狀況，並收集使用者回饋意見 [i]。根據回饋意見，定期進行系統優化與改善，以確保 EMR 系統能持續滿足診所的需求 [i]。 |
| 9. 尋求專業輔導 |
|
若診所資源有限或缺乏相關經驗，建議尋求專業的醫療資訊顧問公司輔導 [i]。顧問公司能提供客製化的導入規劃、系統選擇建議、人員培訓與技術支援 [i]。 |
診所病歷電子化封存：法規遵循與病患隱私保護
在診所導入電子病歷系統的過程中，法規遵循與病患隱私保護是至關重要的兩大支柱。不論是電子病歷系統的選擇、導入流程的規劃，還是日常的資料管理，都必須嚴格遵守相關法規，並將病患隱私保護置於首位，才能確保診所的永續經營與病患的信任。
電子病歷的法源依據
在台灣，關於電子病歷的法源依據主要來自以下幾個方面：
- 《醫療法》： 《醫療法》對病歷的製作、保存、管理及銷毀等都有明確規範，包括病歷保存年限（一般病歷至少保存七年，未成年者之病歷至少保存至其成年後七年）。
- 《醫療機構電子病歷製作及管理辦法》： 針對電子病歷的製作、簽章、儲存、交換及安全維護等，有更詳細的規定。例如，醫療機構應確保電子病歷資訊系統具備傳輸加密機制及安全事故處理機制。
- 《個人資料保護法》： 個資法對個人資料的蒐集、處理及利用都有嚴格限制，醫療機構在處理病患病歷時，必須遵守告知義務、最小化原則及安全維護義務。
- 《電子簽章法》： 若診所採用電子簽章，必須符合《電子簽章法》的相關規定，以確保電子簽章的法律效力。
個資保護的具體措施
為了符合《個人資料保護法》的要求，並保護病患的隱私權，診所應採取以下具體措施：
- 明確告知： 在蒐集病患資料時，必須明確告知蒐集目的、利用範圍、保存期限及個資權利等事項，並取得病患的書面同意。
- 最小化原則： 蒐集病患資料應以醫療目的為限，避免過度蒐集與醫療無關的資訊。
- 安全維護： 建立完善的資訊安全管理制度，包括：
- 設定嚴格的存取權限，限制員工對病患資料的存取權限。
- 採用資料加密技術，保護病患資料在儲存及傳輸過程中的安全。
- 定期進行資訊安全風險評估及漏洞掃描，及時修補安全漏洞。
- 建立事件應變機制，以便在發生個資外洩事件時，能迅速應對並降低損害。
- 針對特殊病歷（如精神疾病、傳染病），應訂定更嚴格的管理辦法。
- 定期稽覈： 定期檢視個資保護措施的有效性，並進行內部稽覈，確保符合法規要求。
- 員工教育訓練： 定期對員工進行個資保護教育訓練，提高員工的個資保護意識，並確保所有員工都瞭解相關法規及診所的個資保護政策.
違反法規的後果
若診所違反醫療法或個資法等相關法規，可能面臨以下後果：
- 行政處罰：衛生主管機關可對違規診所處以罰鍰，並要求限期改善.
- 民事賠償：若因診所的違規行為導致病患權益受損，病患可向診所請求損害賠償。
- 刑事責任：在某些情況下，例如診所故意洩漏病患個資，可能涉及刑事責任。
- 停業處分：情節嚴重者，主管機關可對診所處以停業處分。
善用科技工具強化法規遵循
除了建立完善的管理制度外，診所還可以善用科技工具來強化法規遵循與病患隱私保護：
- 導入具有個資保護功能的EMR系統：選擇具有權限管理、資料加密及稽覈追蹤等功能的EMR系統，可以有效降低個資外洩的風險.
- 採用雲端儲存服務：若採用雲端儲存服務，應選擇符合ISO 27001或ISO 27701等國際資訊安全標準的服務供應商，並確保資料儲存於境內.
- 使用資料外洩防護（DLP）工具：DLP工具可以監控員工對病患資料的使用行為，並防止未經授權的資料傳輸.
總之，法規遵循與病患隱私保護是診所導入電子病歷系統不可或缺的一環。透過建立完善的管理制度、採取具體的保護措施，並善用科技工具，診所可以確保病歷資料的安全與隱私，贏得病患的信任，並實現永續經營.
診所病歷電子化封存:安全、便捷的醫療資料管理結論
歷經對診所病歷電子化封存：安全、便捷的醫療資料管理各個面向的深入探討，相信您已對如何將診所病歷轉型為安全、高效的電子化管理有了更清晰的藍圖。從選擇適合的EMR系統，到擬定完善的安全防護與資料備份策略，再到詳盡的導入流程規劃和對法規遵循的嚴格把關，每一個環節都至關重要。
診所病歷電子化封存：安全、便捷的醫療資料管理不僅僅是技術上的升級，更是診所提升營運效率、保障病患權益、並在競爭激烈的醫療市場中保持領先地位的關鍵策略。透過本文的實戰指南，
在數位醫療時代，擁抱變革，積極導入診所病歷電子化封存：安全、便捷的醫療資料管理，將為您的診所帶來無限可能。如果您在導入過程中遇到任何法律相關的疑問，歡迎隨時與我們聯繫。
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診所病歷電子化封存:安全、便捷的醫療資料管理 常見問題快速FAQ
Q1: 診所導入電子病歷系統 (EMR) 時，如何確保病患資料的安全性，避免個資外洩的風險？
A1: 診所應採取多重安全防護措施來確保病患資料安全。首先，建立分層權限管理機制，嚴格限制不同人員對病歷的存取權限。其次，採用資料加密技術，保護病患資料在傳輸和儲存過程中的安全。第三，定期進行資訊安全風險評估及漏洞掃描，及時修補安全漏洞。此外，加強員工的資安意識培訓，提高警覺性，避免點擊可疑連結或開啟不明郵件。最後，建立事件應變機制，以便在發生個資外洩事件時，能迅速應對並降低損害 。
Q2: 診所應該如何選擇適合自己需求的電子病歷系統 (EMR)？有哪些重要的考量因素？
A2: 選擇 EMR 系統時，應仔細評估診所的具體需求、預算考量以及系統的易用性。首先，瞭解診所的獨特需求，包括專科、規模、病患結構和工作流程。其次，評估系統的功能和模組，選擇最符合需求的系統。第三，重視易用性和使用者介面，確保診所人員能快速上手。第四，確認系統符合相關的法規要求，例如台灣的《個人資料保護法》和《醫療法》。第五，選擇有良好信譽和經驗的供應商，確保售後服務和技術支援 。
Q3: 紙本病歷轉換為電子病歷時，如何確保資料的正確性與完整性？若診所沒有資訊人員，可以怎麼做？
A3: 在進行資料轉移時，務必確保資料的正確性與完整性。建議建立一套驗證機制，定期抽查轉移後的資料，並及時修正錯誤。可以考慮使用光學字元辨識 (OCR) 技術，將掃描的圖像檔轉換為可編輯的文字，以方便日後搜尋與利用。若診所資源有限或缺乏資訊人員，建議尋求專業的醫療資訊顧問公司輔導。顧問公司能提供客製化的導入規劃、系統選擇建議、人員培訓與技術支援，協助診所順利完成電子病歷系統的導入 。
