我輔導過許多牙科診所，發現建立透明的財務溝通機制至關重要。例如，定期召開財務會議，向員工分享營收、支出等資訊，不僅能增加信任，也能及早發現潛在問題。另一方面，許多診所忽略了內部控制的重要性，例如付款流程沒有明確的審核機制，容易造成漏洞。我建議導入明確的權責分工，並定期進行內部稽覈，確保每一筆支出都有憑有據。最後，別忘了定期審閱財務報表。許多牙醫朋友不擅長解讀報表，但我相信只要掌握幾個關鍵指標，就能清楚瞭解診所的財務狀況，做出更明智的決策。

這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)

建立財務透明化溝通： 定期（例如每月一次）召開診所財務會議，向員工分享診所營收、支出等關鍵財務資訊。這能建立信任，及早發現潛在問題，並強化診所成員對財務的責任感。實際做法是準備簡單易懂的財務報表（可以使用圖表），並鼓勵員工提問，確保資訊流通。
強化內部控制流程： 針對診所常見的財務爭議點（例如健保申報、耗材採購、薪資發放），建立標準化的作業流程，並落實權責分工與審核制度。例如，耗材採購應至少有三人參與：提出需求、比價議價、驗收付款。定期進行內部稽核，確保流程有效執行，及早發現並修補漏洞。
定期審閱財務報表，掌握關鍵指標： 不要害怕財務報表！即使不擅長會計，也要學習掌握幾個關鍵指標，例如營收成長率、成本佔比、現金流量等。透過定期審閱（建議每月一次），了解診所的財務狀況，及早發現異常，並做出更明智的決策。如果需要協助，可以尋求專業會計師或財務顧問的意見。

內容目錄

案例分析：常見的牙科診所財務管理爭議

在探討牙科診所的內部控制之前，讓我們先來看幾個真實案例，瞭解牙科診所可能面臨的財務管理爭議。這些案例涵蓋了診所經營中常見的風險點，

一、健保申報爭議：

案例一：林醫師的診所因為不熟悉健保申報規定，在申報時將不符合規定的項目申報上去，導致被健保署核刪，不僅損失了收入，還需要花費時間和精力處理申訴事宜。更嚴重的是，如果多次發生類似情況，可能會被健保署列入重點稽查對象，影響診所的聲譽。

案例二：陳醫師的診所為了增加收入，指示員工虛報健保項目，例如將不符合適應症的患者申報為符合，或是將簡單的治療申報為複雜的治療。這種行為一旦被查獲，將面臨嚴厲的處罰，包括罰款、停業，甚至可能涉及刑事責任。

如何避免：
- 診所應定期安排員工參加健保申報相關的教育訓練，確保熟悉最新的申報規定。
- 建立內部審核機制，在申報前仔細檢查每一筆資料，確保其真實性和準確性。
- 誠實申報，切勿為了追求利益而以身試法。

二、採購與付款爭議：

案例一：王醫師的診所因為缺乏有效的採購流程，導致員工可以隨意採購耗材，價格和品質都難以控制。有時甚至出現採購人員與供應商勾結，抬高價格，從中獲取回扣的情況，造成診所的損失。

案例二：李醫師的診所因為付款流程不嚴謹，導致員工可以隨意挪用公款。例如，員工利用職務之便，虛報費用，或是將診所的錢轉入自己的帳戶，用於個人消費。

如何避免：
- 建立標準化的採購流程，包括：
  - 多家比價：向不同的供應商詢價，選擇價格合理、品質優良的產品。
  - 簽訂合約：與供應商簽訂明確的合約，規範價格、品質、交貨時間等事項。
  - 驗收制度：設立驗收制度，確保收到的產品符合合約規定。
- 建立嚴謹的付款流程，包括：
  - 權責分工：明確付款的權責，避免一人獨攬大權。
  - 審核制度：設立審核制度，確保每一筆付款都有合法的憑證和充分的理由。
  - 定期核對帳戶：定期核對銀行帳戶，確保資金流向正常。

三、薪資與勞資爭議：

案例一：張醫師的診所因為沒有按照勞基法規定支付員工薪資，例如未支付加班費、未提撥勞工退休金等，導致員工不滿，最終引發勞資糾紛，不僅需要支付賠償金，還影響了診所的正常運營。

案例二：趙醫師的診所因為沒有與員工簽訂明確的勞動契約，導致勞資雙方對於工作內容、薪資、福利等事項認知不一致，一旦發生爭議，難以釐清責任。

如何避免：

熟悉勞基法：診所經營者應熟悉勞基法相關規定，確保員工的權益受到保障。
簽訂勞動契約：與每一位員工簽訂明確的勞動契約，載明工作內容、薪資、福利、工作時間等事項。

建立良好溝通管道：建立良

四、診所合夥爭議：

案例：兩位牙醫師合夥經營一間診所，初期合作愉快，但隨著時間推移，雙方在經營理念、利潤分配、權力分配等方面產生分歧，最終導致拆夥，不僅損失了金錢，也傷害了彼此的感情。[想合夥開診所，合夥制度該怎麼訂？如何找到對的股東？ – Suncore三口管理顧問](https://suncore.com.tw/dental-clinic-partnership/) 這篇文章提供了合夥制度的訂定與尋找合夥人的建議，或許能幫你避開一些坑。

如何避免：
- 在合夥前，應充分了解合夥人的背景、經驗、理念和目標。
- 簽訂詳細的合夥契約，明確雙方的權利義務、利潤分配方式、決策機制、以及退出機制等。
- 建立有效的溝通機制，定期召開合夥會議，討論診所的經營狀況，及時解決問題。
- 尋求專業法律諮詢，確保合夥契約的合法性和有效性。

總結： 透過以上案例，我們可以發現，牙科診所的財務管理爭議可能來自多個方面。建立健全的內部控制制度，是預防這些爭議發生的關鍵。接下來，我們將深入探討如何建立一套完善的內部控制制度，以保障診所的財務安全。

內部控制失守？牙科診所財務管理爭議警示

牙科診所的財務管理，看似簡單，實則隱藏著許多潛在的風險。許多牙醫專注於精進醫術，卻忽略了診所內部控制的重要性，導致各種財務爭議層出不窮。以下列舉幾項常見的內部控制缺失，

常見內部控制缺失與潛在爭議

現金管理疏漏：
許多診所對於現金收入的管理不夠嚴謹，例如：
- 未每日核對現金帳：導致帳面金額與實際金額不符，難以追蹤短缺原因。
- 收據開立不完整：部分員工可能未將所有現金收入記錄在案，造成診所收入流失。
- 備用金管理鬆散：未定期盤點備用金，可能導致挪用或遺失。
潛在爭議：員工舞弊、短報收入、稅務稽查。
健保申報錯誤：
健保申報是診所重要的收入來源，但申報流程繁瑣，稍有不慎就可能出錯，例如：
- 申報項目與實際治療不符：可能涉及詐領健保給付。
- 申報資料填寫錯誤：導致核刪或退件，影響診所收入。
- 未及時更新健保規定：可能觸犯相關法規，遭受罰款。可參考衛生福利部中央健康保險署的最新公告。
潛在爭議：健保局核刪、罰款、甚至停約處分。
採購流程不透明：
診所的耗材、設備等採購，若缺乏透明的流程，容易滋生弊端，例如：
- 未比價議價：導致採購成本過高。
- 與特定廠商有不當利益輸送：可能影響醫療品質。
- 驗收流程不嚴謹：可能購入不良品或偽劣品。
潛在爭議：採購價格不合理、品質低劣、供應商糾紛。
人事管理問題：
人事成本是診所重要的支出項目，若管理不當，容易引發勞資糾紛，例如：
- 薪資計算錯誤：可能導致員工不滿或勞資爭議。
- 未依法提撥勞健保：可能遭受罰款。
- 未妥善處理離職事宜：可能發生競業禁止爭議。
- 未依法給予加班費或休假： 違反勞動基準法相關規定，可能被檢舉。
潛在爭議：勞資糾紛、員工離職、訴訟。
會計記錄不實：
診所的會計記錄是財務管理的基礎，若記錄不實，可能導致嚴重的後果，例如：
- 虛報費用：以降低稅負。
- 隱匿收入：逃漏稅。
- 未依規定保存會計憑證：可能遭受稅務稽查。
潛在爭議：稅務稽查、罰款、甚至刑責。

以上僅是牙科診所常見的內部控制缺失，實際上可能發生的財務爭議更加複雜多樣。身為牙醫師，除了精進醫術，更應重視診所的財務管理，建立完善的內部控制制度，纔能有效降低風險，確保診所的永續經營。下一段，我們將探討如何透過資訊透明化，打造健康的財務管理環境。

牙科診所財務管理爭議:牙醫的內部控制. Photos provided by unsplash

透明化第一步：牙科診所財務管理的資訊揭露

在牙科診所的財務管理中，資訊透明化是建立信任、提升效率、並預防爭議的基石。資訊透明化不僅僅是將財務報表公開，更是一種企業文化，鼓勵診所成員瞭解診所的財務狀況，並參與到財務決策中來。這能有效降低因資訊不對稱而產生的誤解和衝突，營造更和諧的工作環境。

為什麼資訊揭露如此重要？

資訊揭露有助於：

建立信任： 當診所的財務狀況對所有成員公開時，能讓牙醫師、助理、櫃檯人員等對診所的財務決策更有信心。
提升效率： 瞭解診所的營運成本和收入來源，能幫助診所成員更有效地控制成本、提高效率。
預防舞弊： 公開透明的財務資訊能有效防止財務漏洞和舞弊行為的發生。
促進參與： 當診所成員瞭解財務狀況時，他們更能積極參與到財務決策中，提出有價值的建議。
減少爭議： 資訊透明化能減少因資訊不對稱而產生的誤解和衝突，促進團隊合作。

如何建立透明化的財務管理流程？

1. 定期召開財務會議

診所應定期召開財務會議，向員工分享診所的營收、支出、利潤、以及現金流量等資訊。在會議中，牙醫師可以解釋財務報表的內容，並回答員工的提問。例如，可以說明耗材成本的變化原因、健保申報的核刪狀況、以及人事成本的控制策略。這樣的會議能讓員工更瞭解診所的財務狀況，並參與到財務決策中來。為了讓員工更容易理解，應避免使用過於專業的會計術語，盡量以簡單易懂的語言解釋。

2. 建立共享的財務資訊平台

診所可以建立一個共享的財務資訊平台，讓所有成員都能隨時查閱診所的財務報表、預算、以及其他相關資訊。這個平台可以是診所內部的網路硬碟、雲端儲存空間、或是專門的財務管理軟體。重要的是，要確保所有成員都能方便地存取這些資訊。此外，診所也可以定期發布財務報告，讓所有成員瞭解診所的財務狀況。

3. 制定明確的財務政策

診所應制定明確的財務政策，例如報銷流程、採購流程、以及預算管理流程。這些政策應公開透明，讓所有成員都清楚瞭解。明確的財務政策能減少模糊空間，降低因程序不透明而產生的爭議。例如，診所可以制定一份詳細的報銷手冊，說明哪些費用可以報銷、報銷的標準、以及報銷的流程。

4. 鼓勵員工參與預算編制

在預算編制過程中，診所應鼓勵員工參與，讓他們提出自己的意見和建議。例如，在編制耗材預算時，可以諮詢牙科助理的意見，瞭解他們對耗材需求的看法。員工的參與能使預算更符合實際需求，並提高預算的執行效果。可以設計簡單易懂的預算表格，讓員工能輕鬆地提出自己的預算建議。

5. 定期進行內部稽覈

診所應定期進行內部稽覈，檢查財務流程是否符合規定，並找出潛在的風險和漏洞。內部稽覈可以由診所的會計人員或外部的會計師執行。內部稽覈的結果應向所有成員公開，並針對發現的問題提出改進建議。這能確保診所的財務管理流程持續優化，並降低財務風險。例如，可以定期檢查健保申報的準確性，以及現金收支的記錄是否完整。

實例分享：透明化如何解決爭議

曾有牙科診所因為耗材成本過高而引發爭議。部分助理認為，診所為了節省成本，購買品質較差的耗材，影響了治療效果。為瞭解決這個問題，診所負責人決定將耗材採購的流程透明化。首先，診所成立了一個由牙醫師、助理、以及會計人員組成的採購委員會，共同決定採購哪些品牌的耗材。其次，診所將耗材的採購價格、供應商資訊、以及品質檢驗報告公開給所有成員。最後，診所定期收集員工對耗材品質的意見，並根據這些意見調整採購策略。透過這些措施，診所成功地解決了耗材爭議，並提高了員工的滿意度。

另一個案例是關於獎金分配。診所的獎金制度不夠明確，導致員工對獎金分配的公平性產生質疑。為瞭解決這個問題，診所制定了一套詳細的獎金分配辦法，明確規定了獎金的計算方式、分配標準、以及申訴流程。此外，診所還定期向員工公開獎金的計算明細，讓他們瞭解自己的獎金是如何計算出來的。透過這些措施，診所提高了獎金分配的透明度，減少了員工的抱怨和不滿。

資訊透明化是建立良好財務管理制度的關鍵第一步。透過公開財務資訊、鼓勵員工參與、以及建立明確的財務政策，牙科診所可以建立一個更值得信賴、更有效率、以及更和諧的工作環境。同時，牙醫師也能更專注於醫療服務，提升診所的整體競爭力。[牙e通]提供健保申報的相關問題和代碼規則，透過科技解決申報問題，有效釋放時間用於醫病關係。

**牙科診所財務管理資訊透明化**
主題	說明
資訊透明化的重要性	建立信任：公開財務狀況，增強診所成員對財務決策的信心。提升效率：瞭解營運成本和收入，有效控制成本、提高效率。預防舞弊：公開透明的財務資訊能有效防止財務漏洞。促進參與：瞭解財務狀況，更積極參與財務決策。減少爭議：減少因資訊不對稱產生的誤解和衝突。
建立透明化財務管理流程	定期召開財務會議：分享營收、支出、利潤等資訊，並解釋財務報表內容，避免使用過於專業的會計術語。建立共享的財務資訊平台：讓成員隨時查閱財務報表、預算等資訊。制定明確的財務政策：例如報銷流程、採購流程、預算管理流程，並公開透明。鼓勵員工參與預算編制：讓員工提出意見和建議，使預算更符合實際需求。定期進行內部稽覈：檢查財務流程是否符合規定，並找出潛在風險。
實例分享：解決爭議	耗材成本爭議：成立採購委員會、公開採購資訊、收集員工意見，解決了耗材爭議。獎金分配爭議：制定詳細的獎金分配辦法、公開獎金計算明細，提高了獎金分配的透明度。
總結	資訊透明化是建立良好財務管理制度的關鍵第一步。透過公開資訊、鼓勵參與、建立明確政策，建立更值得信賴、更有效率、更和諧的工作環境。

內部控制關鍵：打造牙科診所財務安全網

內部控制是牙科診所財務管理的核心，它就像一張安全網，能有效預防及偵測潛在的財務風險與爭議。建立完善的內部控制制度，不僅能保障診所的資產安全，更能提升經營效率與合規性。那麼，牙科診所應如何打造這張堅固的財務安全網呢？

明確權責分工

首先，要確保權責分工明確。將診所的財務相關工作，例如：會計記錄、帳務核對、付款授權、以及健保申報等，分配給不同的員工負責。透過職務分離，能有效降低單一員工舞弊的風險。例如，負責健保申報的人員不應同時負責收款，以避免虛報浮報的狀況發生。明確的職責劃分能讓每位員工清楚瞭解自己的工作範圍與責任，並形成相互監督的機制。

制定標準作業流程(SOP)

其次，建立一套標準化的作業流程(SOP) 至關重要。針對診所的各項財務活動，例如：現金管理、採購流程、費用報銷、以及資產管理等，制定詳細的操作規範與流程圖。SOP應包含每一步驟的具體操作方法、所需文件、以及負責人員。透過標準化，能確保所有員工都按照一致的程序執行，減少人為錯誤與舞弊的空間。以採購流程為例，SOP應明確規範請購、比價、議價、驗收、付款等各個環節，並要求相關人員簽核確認。

落實稽覈制度

第三，稽覈制度是檢視內部控制有效性的重要手段。診所應定期進行內部稽覈，檢查各項財務活動是否符合SOP的規定，並評估內部控制制度的有效性。稽覈範圍應涵蓋現金、銀行存款、應收帳款、存貨、以及固定資產等各個方面。稽覈人員應具備獨立性，並直接向診所負責人報告。此外，診所也可以聘請外部會計師進行財務報表查覈，以確保財務資訊的真實性與公允性。稽覈發現的問題應及時改善，並追究相關人員的責任。

強化資訊安全

第四，在數位時代，資訊安全是內部控制不可或缺的一環。診所應建立完善的資訊安全管理制度，保護財務資料的安全。這包括：

設置防火牆與防毒軟體，防止駭客入侵。
定期備份財務資料，以防資料遺失或損毀。
限制員工對財務系統的存取權限，避免未經授權的存取。
加強員工的資訊安全意識，防止社交工程攻擊。

此外，診所也應注意個人資料保護，確保病患的個人資料不被洩露。

建立獎懲制度

最後，為了確保內部控制制度的有效執行，診所應建立一套明確的獎懲制度。對於遵守規定、認真負責的員工，應給予適當的獎勵；對於違反規定、疏忽職守的員工，應給予相應的處罰。獎懲制度應公開透明，並嚴格執行，以營造一個重視內部控制的企業文化。

透過上述措施，牙科診所可以打造一個堅固的財務安全網，有效預防及偵測潛在的財務風險與爭議，保障診所的資產安全，並提升經營效率與合規性。此外，牙科診所亦可參考由會計師事務所或管理顧問公司所提供的相關服務，以強化診所的財務管理及內部控制。

牙科診所財務管理爭議:牙醫的內部控制結論

身為一位牙醫師，您肩負著守護民眾口腔健康的重責大任。然而，要讓診所永續經營，除了精湛的醫術，更需要一套健全的財務管理體系。

從提升財務透明度、建立標準作業流程，到定期審閱財務報表，每一個環節都環環相扣，共同構成了診所的財務安全網。這不僅能有效預防舞弊行為，更能提升診所的營運效率，讓您更能專注於提供優質的醫療服務。

請記住，預防勝於治療。與其等到牙科診所財務管理爭議爆發後才亡羊補牢，不如及早建立一套完善的內部控制制度，從源頭杜絕風險。這項投資，不僅能保障您的財務安全，更能為診所的長遠發展奠定穩固的基礎。

牙科診所財務管理爭議:牙醫的內部控制常見問題快速FAQ

Q1：我的牙科診所經常發生健保申報錯誤，導致收入損失，請問該如何改善？

A1：健保申報錯誤是牙科診所常見的財務管理爭議之一。建議您從以下幾個方面著手改善：(1)定期安排員工參加健保申報相關的教育訓練，確保熟悉最新的申報規定。(2)建立內部審核機制，在申報前仔細檢查每一筆資料，確保其真實性和準確性。(3)誠實申報，切勿為了追求利益而以身試法。並可參考衛生福利部中央健康保險署的最新公告。

Q2：我的牙科診所規模不大，是否需要建立完整的內部控制制度？若需要，應從何著手？

A2：即使是小型牙科診所，也需要建立基本的內部控制制度。這不僅能保障診所的資產安全，更能提升經營效率。您可以從以下幾個方面著手：(1)明確權責分工，將財務相關工作分配給不同的員工負責。(2)制定標準化的作業流程(SOP)，針對診所的各項財務活動制定詳細的操作規範與流程圖。(3)落實稽覈制度，定期進行內部稽覈，檢查各項財務活動是否符合SOP的規定。(4)考量導入健保申報系統，例如[牙e通]，來減少人工申報的錯誤。

Q3：診所財務資訊透明化具體該怎麼做？有什麼實際案例可以參考嗎？

A3：診所財務資訊透明化是建立信任、提升效率的基石。您可以參考以下做法：(1)定期召開財務會議，向員工分享診所的營收、支出等資訊，避免使用過於專業的會計術語。(2)建立共享的財務資訊平台，讓所有成員都能隨時查閱診所的財務報表。(3)制定明確的財務政策，例如報銷流程、採購流程等。文章中提及的耗材成本和獎金分配的實例，都是資訊透明化如何解決爭議的成功案例。透過公開資訊、鼓勵員工參與，可以建立更值得信賴、更有效率的工作環境。

牙科診所財務管理爭議：牙醫的內部控制必學！透明化、制度建立與報表審閱完整教學

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文章標籤：內部控制、牙科診所財務管理、牙醫經營管理、財務報表分析、財務風險管理