診所營運涉及多方面的法律風險，從財務合規到醫療法規遵循，無一不對診所的穩健發展構成潛在威脅。因此，建立一套完善的內部控制機制至關重要，它能幫助診所有效識別、評估並控制這些風險，確保營運的合法合規性，進而保障診所的永續發展。
有效的內控機制並非一蹴可幾，它需要診所經營者、管理者和全體員工的共同參與和持續努力。這包括建立清晰的風險評估流程、設計針對性的控制活動、確保資訊的有效溝通以及建立定期的監督機制 。以筆者經驗為例，曾協助一家診所導入風險導向的內部稽覈，定期檢查各項內控措施的有效性，及早發現潛在問題並加以糾正，有效降低了因違規操作而導致的法律風險。此外，隨著醫療法規的日益完善，診所還應密切關注最新的法律動態，及時調整內控措施，以確保始終符合法律法規的要求。
建立完善的內控機制，是診所永續經營的基石。瞭解更多關於診所營運法律風險管理和內控機制建立的詳細資訊，歡迎聯絡【展正國際法律事務所 黃偉琳律師】。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
1. 定期風險評估與更新控制措施： 診所應定期（例如每季或每年）進行全面的法律風險評估，識別財務、合規、勞資和醫療糾紛等方面的潛在威脅。 根據評估結果，設計並實施有針對性的控制活動，如財務授權制度、病歷管理規範、員工培訓等。 此外，密切關注最新的醫療法律法規動態，及時調整內控措施，確保診所始終符合法律要求.
2. 建立暢通的資訊溝通管道： 建立內部網站、公告欄或定期員工會議等渠道，確保所有員工及時瞭解最新的法律法規、內部政策和風險提示. 鼓勵員工舉報違規行為，並建立匿名舉報管道，保護舉報人資訊. 與外部專業人士（如律師、會計師）保持良好溝通，及時獲取專業意見和支持.
3. 實施內部稽核與持續改進： 建立內部稽核制度，定期檢查各項控制活動的執行情況，評估其有效性，並及時發現和糾正問題. 根據稽核結果，調整和完善內控機制，使其能夠更好地應對不斷變化的法律風險. 參考外部最佳實踐，例如美國疾病管制與預防中心（CDC）提供的相關指南，不斷提升內控水平.
希望這些建議能幫助讀者更好地理解並應用診所營運法律風險管理和內控機制建立的相關知識。
診所營運法律風險：內控機制的實用步驟
在診所營運中，法律風險無處不在，從財務合規到醫療糾紛，都可能對診所的聲譽和財務狀況造成嚴重影響。建立一套完善的內部控制機制，是防範這些風險的關鍵。以下將介紹建立內控機制的實用步驟，協助診所經營者、管理者和相關從業人員有系統地應對潛在的法律風險。
1. 風險評估：識別潛在威脅
內控機制的首要步驟是進行全面的風險評估。這不僅僅是列出所有可能的風險，更重要的是評估這些風險發生的可能性和影響程度。診所應定期審視以下幾個方面的風險：
- 財務風險： 稅務合規、會計錯誤、詐欺等。
- 合規風險： 違反醫療法規、個人資料保護法、廣告規範等。
- 勞資風險： 勞動合同爭議、工時計算錯誤、職場歧視等。
- 醫療糾紛風險： 醫療事故、患者投訴、醫囑錯誤等。
可以使用風險矩陣（Risk Matrix）等工具，將風險發生的可能性和影響程度進行量化，以便優先處理高風險領域。例如，高風險且影響程度大的風險，應立即採取控制措施。
2. 設計控制活動：建立防禦措施
在識別並評估風險後，下一步是設計相應的控制活動。控制活動是指有助於降低風險的政策、程序和措施。這些措施可以分為預防性控制和偵測性控制：
- 預防性控制：旨在防止錯誤或不當行為發生，例如：
- 建立明確的財務授權制度，規定不同金額的支出需經過不同層級的審核。
- 實施嚴格的病歷管理制度，確保病歷的完整性和準確性。
- 定期對員工進行法律法規培訓，提高合規意識。
- 偵測性控制：旨在及時發現已發生的錯誤或不當行為，例如：
- 定期進行財務稽覈，檢查帳務處理是否符合規定。
- 建立患者投訴處理機制，及時處理患者的疑問和不滿。
- 實施內部舉報制度，鼓勵員工舉報違規行為。
控制活動的設計應具有針對性，並與診所的具體情況相符。例如，對於規模較小的診所，控制活動可能更依賴於人工審核和監督；而對於規模較大的診所，則可以考慮導入資訊系統來強化控制效果。
3. 資訊與溝通：確保資訊流通
有效的資訊與溝通是內控機制順利運作的基礎。診所應建立暢通的資訊溝通渠道，確保所有員工都能及時瞭解相關政策、程序和風險信息。
- 建立內部網站或公告欄，定期發布最新的法律法規、內部政策和風險提示。
- 定期召開員工會議，討論診所營運中遇到的問題和挑戰。
- 建立匿名舉報渠道，鼓勵員工舉報違規行為，並確保舉報人的資訊受到保護。
此外，診所還應與外部相關方，如律師、會計師等建立良好的溝通關係，以便及時獲取專業意見和支持。
4. 監督與持續改進：定期審查與優化
內控機制並非一勞永逸，需要定期進行監督和評估，以確保其有效性。診所可以建立內部稽覈制度，定期檢查各項控制活動的執行情況，並及時發現和糾正問題。
在監督過程中，診所應重點關注以下幾個方面：
- 控制活動是否得到有效執行。
- 控制活動是否能夠有效地降低風險。
- 控制活動是否需要進行調整或改進。
根據監督評估的結果，診所應及時調整和完善內控機制，使其能夠更好地應對不斷變化的法律風險。此外，診所還可以參考外部最佳實踐，例如 美國疾病管制與預防中心（CDC） 提供的相關指南，不斷提升內控水平。
診所營運法律風險管理：如何設計有效的控制活動
控制活動是內控機制中至關重要的一環，旨在確保診所的政策和程序得到有效執行，以降低或消除已識別的法律風險。設計有效的控制活動需要系統性的方法和對診所營運細節的深入瞭解。以下將詳細說明如何針對診所營運中常見的風險，設計相應的控制活動：
一、控制活動的類型
控制活動可以分為多種類型，診所應根據自身的需求和風險狀況，選擇合適的控制活動：
- 預防性控制：旨在防止錯誤或違規行為的發生。例如：
- 事前審核：所有支出必須經過授權人員的審覈批準。
- 職務分離：涉及財務的職務（如：收款、記帳、付款）應由不同的人員負責，以防止舞弊。
- 密碼保護：診所的資訊系統應設定嚴格的密碼保護，防止未經授權的訪問。
- 偵測性控制：旨在及時發現已發生的錯誤或違規行為。例如：
- 定期盤點：定期對藥品、耗材等進行盤點，核對帳實是否相符。
- 對帳：定期與銀行、供應商等進行對帳，確保交易記錄的準確性。
- 內部稽覈：定期進行內部稽覈，檢查各項控制活動的執行情況。
- 矯正性控制：旨在糾正已發生的錯誤或違規行為。例如：
- 錯誤報告：建立錯誤報告機制，及時記錄和處理錯誤。
- 糾正措施：針對已發現的錯誤或違規行為，採取相應的糾正措施，防止再次發生。
二、針對常見風險設計控制活動
針對診所營運中常見的財務風險、合規風險、勞資風險和醫療糾紛風險，
- 財務風險：
- 建立預算制度：制定詳細的預算，並定期進行預算執行情況的分析。
- 嚴格控制現金收支：建立完善的現金管理制度，確保現金收支的安全和準確。
- 定期財務報表分析：定期分析財務報表，及時發現財務問題。
- 合規風險：
- 勞資風險：
- 簽訂勞動合同：與所有員工簽訂符合勞動基準法的勞動合同，明確雙方的權利和義務。
- 工時和休假管理：建立完善的工時和休假管理制度，確保員工的工時和休假符合法律規定。
- 建立申訴管道：建立暢通的申訴管道，及時處理員工的申訴和投訴。
- 醫療糾紛風險：
- 醫療事故預防：加強醫療品質管理，降低醫療事故的發生率。
- 建立醫療糾紛處理機制：建立完善的醫療糾紛處理機制，及時妥善處理醫療糾紛。
- 投保醫療責任險：投保醫療責任險，轉移醫療糾紛風險。
三、控制活動設計的注意事項
- 風險導向：控制活動的設計應以風險評估的結果為基礎，針對高風險領域設計更嚴格的控制活動。
- 成本效益：控制活動的設計應考慮成本效益，避免過度控制或控制不足。
- 可操作性：控制活動的設計應簡單易懂，易於執行。
- 定期評估：定期評估控制活動的有效性，並根據實際情況進行調整。
透過上述步驟，診所可以設計出一套有效的控制活動，降低法律風險，保障診所的永續發展。控制活動並非一成不變，應隨著診所的發展和外部環境的變化，不斷進行調整和完善。
診所營運法律風險管理:建立完善的內控機制. Photos provided by unsplash
診所營運法律風險管理：資訊與溝通的重要性
在診所營運中，資訊與溝通是建立和維護有效內部控制機制的基石。一個健全的資訊與溝通體系，能確保診所內所有人員，無論職位高低，皆能及時獲得所需資訊，並能有效地進行意見交流，從而提升診所的整體運作效率與風險管理能力。
內部資訊的有效傳遞
有效的內部資訊傳遞至關重要，它能確保每位員工都清楚瞭解其職責、內控政策、以及相關的法律法規。為此，診所應建立多種資訊溝通管道：
- 定期會議：透過定期召開員工會議，診所管理者可以向員工傳達最新的政策、法規變化以及診所的營運目標。同時，這也是一個收集員工意見、解答疑問的良好平台。
- 內部公告：利用公告欄、內部網站或電子郵件等方式，診所可以及時發布重要的通知、政策更新或法律法規解讀。這能確保所有員工都能在第一時間掌握重要資訊。
- 教育訓練：針對不同的職位和職責，診所應提供相應的教育訓練課程，幫助員工瞭解相關的法律風險和內控措施。例如，針對醫療人員，可以提供醫療法律法規、病歷書寫規範等方面的培訓；針對行政人員，可以提供財務管理、合規管理等方面的培訓。
外部資訊的及時獲取與回應
診所除了重視內部資訊的傳遞，也需要建立有效的管道來獲取外部資訊，並及時做出回應。這包括：
- 醫療法律法規的更新：隨時關注主管機關發布的最新醫療法律法規，並確保診所的營運符合相關規定。可以訂閱相關的電子報、參加研討會或諮詢法律專家，以掌握最新的法規動態。
- 病人意見的回饋：建立病人意見回饋機制，例如設立意見箱、進行滿意度調查或提供線上評論平台。透過收集病人的意見，診所可以瞭解自身的優缺點，並及時改進服務品質。
- 同業交流：主動與同業進行交流，分享經驗、學習最佳實踐。這有助於診所瞭解行業的最新趨勢，並提升自身的競爭力。
資訊安全與保密
在資訊傳遞的過程中，資訊安全與保密是不可忽視的重要環節。診所應採取必要的措施，保護病人的個人資料、病歷資料以及診所的商業機密：
- 建立完善的資訊安全管理制度：明確資訊安全責任、制定資訊安全政策、定期進行風險評估和安全檢查，以確保診所的資訊系統和資料受到保護。
- 加強員工的資訊安全意識：定期對員工進行資訊安全培訓，提高他們對網路釣魚、惡意軟體等威脅的警覺性。同時，也要教育員工遵守保密規定，不得洩露病人的個人資料和病歷資料。
- 使用安全的資訊系統和設備：採用具有良好安全性的資訊系統和設備，並定期進行更新和維護。同時，也要加強對資訊系統的訪問控制，防止未經授權的訪問。
一個良好的資訊與溝通體系，如同診所的神經系統，能將各種資訊快速、準確地傳遞到每一個角落，使診所能夠及時發現問題、解決問題，並做出正確的決策，從而降低法律風險，保障診所的永續發展。透過建立清晰的溝通目標與標準，並運用數位工具促進團隊協作，有助於提升診所的整體營運效率與病患的滿意度。
| 主題 | 說明 | 內容 |
|---|---|---|
| 資訊與溝通的重要性 | 建立和維護有效內部控制機制的基石 | 確保診所內所有人員及時獲得所需資訊，並能有效地進行意見交流，從而提升診所的整體運作效率與風險管理能力。 |
| 內部資訊的有效傳遞 | 確保每位員工都清楚瞭解其職責、內控政策、以及相關的法律法規。 | 定期會議：傳達最新的政策、法規變化以及診所的營運目標，收集員工意見、解答疑問。 |
| 內部公告：及時發布重要的通知、政策更新或法律法規解讀，確保所有員工都能在第一時間掌握重要資訊。 | ||
| 教育訓練：針對不同的職位和職責，提供相應的教育訓練課程，幫助員工瞭解相關的法律風險和內控措施。 | ||
| 外部資訊的及時獲取與回應 | 建立有效的管道來獲取外部資訊，並及時做出回應。 | 醫療法律法規的更新：隨時關注主管機關發布的最新醫療法律法規，並確保診所的營運符合相關規定。 |
| 病人意見的回饋：建立病人意見回饋機制，瞭解自身的優缺點，並及時改進服務品質。 | ||
| 同業交流：主動與同業進行交流，分享經驗、學習最佳實踐，提升自身的競爭力。 | ||
| 資訊安全與保密 | 保護病人的個人資料、病歷資料以及診所的商業機密。 | 建立完善的資訊安全管理制度：明確資訊安全責任、制定資訊安全政策、定期進行風險評估和安全檢查。 |
| 加強員工的資訊安全意識：定期對員工進行資訊安全培訓，提高警覺性，遵守保密規定。 | ||
| 使用安全的資訊系統和設備：採用具有良好安全性的資訊系統和設備，並定期進行更新和維護，加強訪問控制。 | ||
| 一個良好的資訊與溝通體系，如同診所的神經系統，能將各種資訊快速、準確地傳遞到每一個角落，使診所能夠及時發現問題、解決問題，並做出正確的決策，從而降低法律風險，保障診所的永續發展。透過建立清晰的溝通目標與標準，並運用數位工具促進團隊協作，有助於提升診所的整體營運效率與病患的滿意度。 | ||
診所營運法律風險管理：監督與持續改進內控機制
內控機制建立後，並非一勞永逸，持續的監督與改進是確保其有效運作的關鍵。缺乏監督，再完善的制度也可能流於形式，無法及時發現和解決潛在的風險。而持續改進則能使內控機制不斷適應診所內外部環境的變化，提升風險管理的效能。
建立常態性的監督機制
診所應建立一套常態性的監督機制，以確保內控機制的有效執行。監督可以分為持續性監督和個別評估兩種方式。
- 持續性監督：是指融入日常營運活動中的監督，例如主管的定期審核、員工的自我檢查、以及資訊系統的自動監控等。透過這些日常活動，可以及時發現異常情況，並採取相應的措施。例如，藥師在調劑藥品時，需核對處方箋與藥品是否相符，這就是一種持續性的監督。
- 個別評估：是指針對內控機制進行獨立的評估，例如內部稽覈或外部專家評估。這種評估可以更全面、深入地瞭解內控機制的有效性，並提出改進建議。
內部稽覈的重要性
內部稽覈是監督內控機制的重要手段。診所應建立獨立的內部稽覈部門或委託外部專業機構，定期對內控機制的設計和執行情況進行評估。內部稽覈人員應具備專業知識和獨立性，能夠客觀地評估內控機制的有效性，並提出改進建議。
內部稽覈的範圍可以包括：
- 財務報告的可靠性：檢查財務報表是否真實、準確、完整。
- 法規遵循：檢查診所是否遵守相關的醫療法律法規。
- 營運效率：評估診所的營運效率，並提出改進建議。
- 資產保護：檢查診所的資產是否得到妥善的保護。
持續改進的步驟
根據監督和評估的結果，診所應及時對內控機制進行改進。持續改進的步驟可以包括：
- 發現問題：透過監督和評估，發現內控機制存在的問題。
- 分析原因：分析問題發生的原因，找出根本原因。
- 制定改進措施：根據原因分析，制定具體的改進措施。
- 執行改進措施：落實改進措施，並追蹤執行情況。
- 評估效果：評估改進措施的效果，並根據評估結果進行調整。
案例分享
某診所定期進行內部稽覈，發現病歷管理存在漏洞，部分病歷記錄不完整，甚至出現遺失的情況。經過分析，發現原因是病歷管理人員的培訓不足，且缺乏有效的病歷追蹤機制。診所隨即加強了病歷管理人員的培訓，並導入了電子病歷系統，建立了完善的病歷追蹤機制。經過一段時間的運行，病歷管理的狀況得到了明顯的改善。
有效的監督與持續改進機制，能確保診所的內控機制與時俱進，不斷適應內外部環境的變化，從而更有效地管理法律風險，保障診所的永續發展。診所管理者應高度重視監督與改進，並將其納入日常的管理工作中。 醫療機構可以參考醫策會(醫療品質策進會)提供的相關指引，不斷精進醫療品質與安全。例如醫策會的網站 (https://www.jct.org.tw/) 提供了許多有用的資源。
診所營運法律風險管理:建立完善的內控機制結論
綜觀全文，我們深入探討了診所營運法律風險管理：建立完善的內控機制的重要性與實施方法。從風險評估、控制活動設計、資訊與溝通，到監督與持續改進，每個環節都環環相扣，共同構築起診所的風險防護網。建立一套完善的內控機制並非易事，需要診所經營者、管理者和全體員工的共同參與和持續努力。只有如此，纔能有效降低診所面臨的各種法律風險，確保營運的合法合規性，進而保障診所的永續發展。
面對日益複雜的醫療法律環境，診所經營者更應具備前瞻性的風險意識，將法律風險管理納入診所的整體戰略規劃中。透過定期審視內控機制、關注最新的法律動態、並積極尋求專業法律顧問的協助，診所才能在競爭激烈的市場中穩健前行。
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診所營運法律風險管理:建立完善的內控機制 常見問題快速FAQ
問題一：診所為什麼需要建立完善的內部控制機制？
診所營運涉及多方面的法律風險，從財務合規到醫療法規遵循，都可能對診所的聲譽和財務狀況造成嚴重影響。建立完善的內部控制機制，能幫助診所識別、評估並控制這些風險，確保營運的合法合規性，保障診所的永續發展。有效的內控機制能降低因違規操作而導致的法律風險。
問題二：建立診所內控機制有哪些實用步驟？
建立內控機制的實用步驟包括：1. 風險評估，識別潛在威脅；2. 設計控制活動，建立防禦措施（如預防性控制和偵測性控制）；3. 資訊與溝通，確保資訊流通；4. 監督與持續改進，定期審查與優化。每個步驟都應針對診所的具體情況進行客製化設計，並定期評估其有效性。
問題三：如何確保診所的內控機制能有效運作並持續改進？
內控機制建立後，需要持續的監督與改進。診所應建立常態性的監督機制，例如持續性監督（融入日常營運）和個別評估（如內部稽覈）。根據監督和評估的結果，及時對內控機制進行改進，使其能夠更好地應對不斷變化的法律風險。此外，可參考外部最佳實踐，例如醫策會提供的相關指引，不斷提升內控水平。
