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在診所營運中，建立完善的內部控制機制至關重要，它能有效應對潛在的法律風險，保障診所的財務與合規安全。診所可能面臨多方面的法律風險，包括但不限於財務風險、合規風險、醫療糾紛風險以及勞資爭議風險。透過建立一套完善的內部控制機制，診所經營者可以更有效地識別、評估和管理這些風險，從而確保診所的穩健運營。
有效的內部控制機制不僅僅是一套規則或流程，更是一種風險管理的文化。它需要融入診所的日常運營中，貫穿於每一個環節。例如，建立標準化的醫療流程（SOP）可以減少醫療錯誤和糾紛的發生；加強與病患的溝通，可以提升病患滿意度，降低醫療投訴的風險；定期進行風險評估，可以及時發現潛在的問題並採取相應的措施。此外，建立有效的危機處理機制，可以在突發事件發生時迅速應對，減少損失。
從我的經驗來看，許多診所往往忽視內部控制的重要性，或者認為內部控制是一項複雜而繁瑣的工作。然而，事實並非如此。建立完善的內部控制機制並不需要投入大量的資源，關鍵在於經營者是否具有風險意識，以及是否能夠將風險管理融入到日常管理中。建議診所經營者可以從以下幾個方面入手：
1. 明確風險管理目標： 確定診所透過以上步驟，診所經營者可以逐步建立起一套符合自身特點的內部控制機制，從而有效地應對各種法律風險，保障診所的穩健運營。
歡迎聯絡【展正國際法律事務所 黃偉琳律師】
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 建立標準化醫療流程（SOP）與加強病患溝通： 針對診所的各個環節，建立標準化的作業流程，特別是在診斷、治療、用藥等關鍵環節 。同時，加強與病患的溝通，詳細說明術前/治療前的注意事項、可能的風險及替代方案，建立暢通且透明的溝通管道，以減少醫療糾紛的發生 .
- 定期風險評估與完善醫療紀錄： 定期進行風險評估，檢視診所的醫療流程是否存在潛在風險，並及時採取改善措施 。建立完善的醫療紀錄，包含詳細的病史詢問、完整的檢查與診斷結果、明確的治療計畫等，確保醫療紀錄的真實、完整、清晰，並妥善保存，以作為處理醫療糾紛的重要依據 .
- 提升風險意識與建立危機處理機制： 定期舉辦風險管理培訓，提升醫療人員的專業知識和技能，使其瞭解醫療糾紛的成因、後果及預防方法 。同時，建立有效的危機處理機制，以便在突發事件發生時迅速應對，減少損失，保障診所的穩健運營 .
醫療糾紛風險管理：內控機制下的病患溝通與流程優化
在診所營運中，醫療糾紛是管理者最不樂見，卻又難以完全避免的風險之一。有效的內部控制機制，不僅能降低醫療糾紛發生的機率，更能在不幸發生時，協助診所妥善處理，保障自身權益。而這一切的基礎，在於良好的病患溝通與優化的醫療流程。
建立清晰的溝通管道
病患與醫療人員之間的資訊不對稱，往往是醫療糾紛的導火線。因此，建立暢通且透明的溝通管道至關重要。這包括：
- 詳細的術前/治療前
優化醫療流程，減少錯誤發生
除了加強溝通，優化醫療流程也是降低醫療糾紛風險的重要一環。這包括：
- 標準化作業流程（SOP）： 建立標準化的醫療作業流程，涵蓋診斷、治療、用藥、護理等各個環節。確保每位醫療人員都遵循相同的流程，減少人為錯誤。
- 嚴格的用藥管理： 建立完善的用藥管理制度，包括藥品採購、儲存、調劑、給藥等環節。確保用藥安全，避免藥物不良反應或錯誤用藥。
- 落實雙重確認： 在關鍵環節，例如手術前、用藥前，實施雙重確認機制。由兩位以上的醫療人員共同核對，確保資訊無誤。
- 資訊系統輔助： 運用資訊系統輔助醫療流程管理，例如電子病歷、藥物交互作用檢測系統等。提升效率，減少錯誤。
- 定期風險評估： 定期進行風險評估，檢視診所的醫療流程是否存在潛在風險。針對評估結果，及時採取改善措施。
建立完善的醫療紀錄
完善的醫療紀錄不僅是醫療品質的保證，也是處理醫療糾紛的重要依據。醫療紀錄應包含：
- 詳細的病史詢問
- 完整的檢查與診斷結果
- 明確的治療計畫
- 用藥紀錄
- 病患的反應與回饋
- 所有溝通過程的紀錄
醫療紀錄應真實、完整、清晰，並妥善保存。若採用電子病歷，應注意資訊安全，防止洩漏。
加強醫療人員的風險意識
提高醫療人員的風險意識，是預防醫療糾紛的根本之道。診所應定期舉辦風險管理培訓，提升醫療人員的專業知識和技能。培訓內容應涵蓋：
- 醫療法律法規
- 醫療倫理規範
- 溝通技巧
- 危機處理
透過培訓，讓醫療人員瞭解醫療糾紛的成因、後果及預防方法，並學習如何在工作中有效降低風險。 醫療相關法律與規範時常更新，醫療機構應隨時留意，並調整內控機制以符合現行法規。可參考衛生福利部提供的相關資訊，確保診所營運符合最新規範。
勞資爭議風險管理：診所內控下的員工權益保障
勞資爭議是診所經營者不容忽視的一大風險。完善的內部控制機制不僅能預防醫療糾紛和財務漏洞，更能保障員工的合法權益，建立和諧的勞資關係，進而提升診所的整體營運效率。診所常見的勞資爭議包括工資、工時、休假、職災、解僱等問題。
建立完善的勞動契約與工作規則
一份合法、合理的勞動契約是避免勞資爭議的首要關鍵。診所應針對不同職位的員工（如醫師、護理師、行政人員等）制定客製化的勞動契約，明確規範以下內容:
- 工作內容：詳細描述職位的工作職責、績效考覈標準等。
- 工時與休假：清楚載明每日/每週工作時數、休息時間、例假日、國定假日、特休假、事假、病假、婚假、產假等相關規定。特別注意輪班制、不定時工作制的工時計算方式，確保符合勞動基準法。
- 薪資與福利：明確薪資結構（底薪、津貼、獎金等）、發放時間、加班費計算方式、福利項目（勞健保、團體保險、年終獎金、員工旅遊等）。
- 獎懲制度：制定明確的獎勵與懲罰標準、程序及申訴管道。
- 保密條款與競業禁止：合理規範員工在職期間及離職後的保密義務與競業行為，保障診所的商業機密。
- 終止契約條件：明確約定診所及員工終止勞動契約的條件、程序及資遣費/離職金的計算方式，確保符合勞動基準法規定。
除了勞動契約，診所還應制定完善的工作規則，並經勞資會議通過後公告實施。工作規則可包含以下內容:
- 出勤管理：規範員工的打卡制度、請假流程、遲到早退處理等。
- 服裝儀容：規範員工上班時的服裝要求、儀容整潔等。
- 行為規範：禁止事項，例如：禁止遲到早退、禁止工作場所吸菸、禁止洩漏診所機密等。
- 申訴管道：建立暢通的員工申訴管道，及時處理員工問題，化解勞資爭議於萌芽階段。
建立公平合理的薪酬福利制度
薪酬是影響員工滿意度與穩定性的重要因素。診所應建立一套公平、透明且具競爭力的薪酬福利制度，以吸引和留住優秀人才。
- 薪資結構：確保薪資符合勞動基準法規定的最低工資標準。薪資結構應透明化，讓員工清楚瞭解薪資的組成項目及計算方式。
- 加班費：嚴格遵守勞動基準法關於加班費的計算規定，確實記錄員工工時，並依法給付加班費。
- 獎金制度：可設立績效獎金、年終獎金等，激勵員工提升工作效率與服務品質。
- 福利措施：提供多元化的福利措施，如員工旅遊、健康檢查、進修補助、生日禮金等，提升員工的歸屬感。
提醒您，診所應定期檢視薪酬福利制度，參考市場行情及同業水準，適時調整，以維持競爭力。
重視員工培訓與發展
提供員工完善的培訓與發展機會，不僅能提升員工的專業技能與服務水準，更能增強員工的歸屬感與向心力。
- 新人訓練：提供完善的新人訓練，幫助新進員工快速熟悉工作內容、診所文化及相關規章制度。
- 在職培訓：定期舉辦在職培訓，提升員工的專業知識、技能及服務意識。可邀請外部講師或安排員工參加相關研討會、進修課程。
- 職涯發展：為員工提供職涯發展規劃，鼓勵員工持續學習與成長，提升自我價值。
診所可以透過建立明確的升遷制度，讓員工看到職涯發展的
建立有效的溝通協商機制
建立暢通的勞資溝通管道，是預防勞資爭議的重要手段。診所可以透過以下方式加強勞資溝通：
- 定期勞資會議：定期召開勞資會議，讓勞資雙方就診所的經營管理、員工權益等議題進行溝通協商。
- 員工意見箱：設置員工意見箱，鼓勵員工提出建議與心聲。
- 主管約談：主管應定期與員工進行個別約談，瞭解員工的工作狀況、需求及困難。
- 建立申訴管道：建立明確的申訴管道，確保員工的意見能被聽取並獲得妥善處理.
其他注意事項
- 依法投保勞健保：務必為員工依法投保勞工保險、健康保險及就業保險，保障員工的基本權益。
- 注意職場安全衛生：提供安全、衛生的工作環境，定期檢查診所的職安衛狀況，並積極改善，以確保員工的工作安全與健康.
- 妥善處理資遣解僱：若需資遣或解僱員工，務必符合勞動基準法的相關規定，並給予合理的資遣費或預告期間工資，避免引發爭議.
- 尋求專業法律諮詢：如遇到複雜的勞資爭議問題，建議尋求專業律師的協助，以確保診所的權益.
總之，診所應將員工視為重要的資產，建立完善的內部控制機制，不僅能預防法律風險，更能保障員工權益，提升診所的整體競爭力。
診所營運法律風險管理:建立完善的內控機制. Photos provided by unsplash
財務風險管理：內控機制下的預算編制與資金管理
診所的財務健康是永續經營的基石。透過建立完善的內部控制機制，診所經營者可以有效地管理財務風險，保障診所的財務安全和合規性。本段將深入探討如何在預算編制和資金管理方面建立有效的內控機制，以應對潛在的財務風險。
預算編制：精準預測，有效控制
預算編制是財務風險管理的第一步。一個周全的預算不僅能預測未來的收入和支出，還能幫助診所設定財務目標，並監控實際營運情況，及早發現潛在問題。
- 年度預算編制：
診所應編制詳細的年度預算，涵蓋所有預期的收入來源（如：健保給付、自費項目、藥品銷售）和支出項目（如：人事費用、租金、藥品耗材採購、行銷費用）。預算應盡可能詳細，並根據歷史數據、市場趨勢和診所的發展計畫進行預測。
- 預算分配與控制：
將年度預算分配到各部門或各項目，設立明確的費用支出上限。所有支出都應嚴格遵守預算，超出預算的項目需要經過額外的審批程序. 採購管理是預算控制的重要環節，需要建立標準化的採購流程，包括：詢價、比價、議價、簽約等環節，確保採購價格合理。
- 預算執行監控：
定期（例如：每月或每季）檢討預算執行情況，比較實際收入和支出與預算的差異。對於重大差異，需要進行深入分析，找出原因並採取相應的調整措施。透過定期的財務報表審閱，可以及早發現潛在的財務問題，並採取及時的補救措施。
資金管理：靈活運用，降低風險
資金管理是財務風險管理的核心。有效的資金管理可以確保診所擁有足夠的營運資金，應對突發情況，並實現財務目標。
- 現金流量預測：
定期編制現金流量預測表，詳細列出現金流入（例如：醫療收入、投資收入）和現金流出（例如：人事費用、租金、藥品耗材採購）的預估金額，以便及早發現潛在的資金缺口，並採取相應的應對措施。
- 收款流程管理：
建立完善的收款流程，確保所有收入都能及時、準確地收回。對於現金收入，每日結帳時應由專人負責核對現金收入與收據金額是否相符，並將現金存入銀行。對於信用卡收入，定期核對信用卡刷卡單與銀行入帳金額是否一致。對於醫療保險給付，建立完善的請款追蹤系統，定期核對已請款金額與實際入帳金額是否相符。建立完善的收入管理制度，可以有效降低違規風險，確保診所的財務安全。
- 應收帳款管理：
定期追蹤應收帳款的帳齡，並針對逾期未收款項採取催收措施，例如：發送催款通知、電話催收、委託催收公司等。建立呆帳提列政策，針對確定無法收回的應收帳款，及時提列呆帳損失。
- 庫存管理：
藥品和耗材是診所營運中不可或缺的一環，但同時也是內部控制風險較高的領域。不當的庫存管理不僅會造成成本浪費，更可能引發財務爭議，甚至影響醫療服務的品質。因此，建立一套完善的藥品耗材與庫存內部控管機制至關重要。建立合格供應商名單、實施比價機制、採購申請與覈準流程，以及訂購單管理是幾個可行的措施。
- 投資管理：
對於診所的投資活動，應謹慎評估風險和回報，避免進行高風險的投資。嚴訂長短投資列帳處理，隨時關注資本市場盤勢，避免因股票下跌而造成損失。
- 醫師借款及代墊費用管理：
診所應制定明確的醫師借款和代墊費用管理辦法，規範借款額度、還款期限、利息計算方式等，並建立完整的借款和還款紀錄，避免產生爭議。
- 避免私人挪用
醫師切勿將診所資金挪為私用，所有資金往來都應有明確的會計記錄。
內部控制：制度保障，防範舞弊
除了預算編制和資金管理，診所還需要建立一套完善的內部控制制度，以防範舞弊和錯誤，確保財務資訊的真實性和可靠性。
- 建立內部稽覈制度：
定期進行內部稽覈，檢查財務流程的合規性和有效性，及早發現潛在問題。
- 強化會計制度：
建立清晰的會計制度，確保每一筆交易都有憑有據，並按照會計準則進行記錄和報告。診所應導入清晰的帳務處理流程，並定期（例如：每月或每季）產出財務報表供所有合夥人審閱。
- 實施職務分離：
將財務職責進行分離，例如：由不同的人負責收款、付款、記帳和稽覈，以防止單一個人控制所有財務流程，增加舞弊的風險。
- 加強員工培訓：
定期對員工進行財務風險管理和內部控制的培訓，提高員工的風險意識和合規意識。
透過建立完善的預算編制、資金管理和內部控制機制，診所可以有效地管理財務風險，保障診所的財務安全和合規性，為診所的永續經營奠定堅實的基礎. 如果診所存在現金管理混亂、費用報銷缺乏憑證、採購流程不透明等問題，務必立即採取行動，深入調查問題。
財務風險管理：內控機制下的預算編制與資金管理 主題 內容 具體措施 預算編制 年度預算編制 編制詳細的年度預算，涵蓋所有預期的收入來源和支出項目，並根據歷史數據、市場趨勢和診所的發展計畫進行預測 . 預算分配與控制 將年度預算分配到各部門或各項目，設立明確的費用支出上限 . 所有支出都應嚴格遵守預算，超出預算的項目需要經過額外的審批程序 . 建立標準化的採購流程，確保採購價格合理 . 預算執行監控 定期檢討預算執行情況，比較實際收入和支出與預算的差異 . 對於重大差異，需要進行深入分析，找出原因並採取相應的調整措施 . 透過定期的財務報表審閱，及早發現潛在的財務問題，並採取及時的補救措施 . 資金管理 現金流量預測 定期編制現金流量預測表，詳細列出現金流入和現金流出的預估金額，以便及早發現潛在的資金缺口，並採取相應的應對措施 . 收款流程管理 建立完善的收款流程，確保所有收入都能及時、準確地收回 . 對於現金收入和信用卡收入，每日結帳時應由專人負責核對，並定期核對刷卡單與銀行入帳金額 . 建立完善的收入管理制度，可以有效降低違規風險，確保診所的財務安全 . 應收帳款管理 定期追蹤應收帳款的帳齡，並針對逾期未收款項採取催收措施 . 建立呆帳提列政策，針對確定無法收回的應收帳款，及時提列呆帳損失 . 庫存管理 建立合格供應商名單、實施比價機制、採購申請與覈準流程，以及訂購單管理 . 投資管理 對於診所的投資活動，應謹慎評估風險和回報，避免進行高風險的投資 . 嚴訂長短投資列帳處理，隨時關注資本市場盤勢，避免因股票下跌而造成損失 . 醫師借款及代墊費用管理 診所應制定明確的醫師借款和代墊費用管理辦法，規範借款額度、還款期限、利息計算方式等，並建立完整的借款和還款紀錄，避免產生爭議 . 避免私人挪用 醫師切勿將診所資金挪為私用，所有資金往來都應有明確的會計記錄 . 內部控制 建立內部稽覈制度 定期進行內部稽覈，檢查財務流程的合規性和有效性，及早發現潛在問題 . 強化會計制度 建立清晰的會計制度，確保每一筆交易都有憑有據，並按照會計準則進行記錄和報告 . 診所應導入清晰的帳務處理流程，並定期產出財務報表供所有合夥人審閱 . 實施職務分離 將財務職責進行分離，例如：由不同的人負責收款、付款、記帳和稽覈，以防止單一個人控制所有財務流程，增加舞弊的風險 . 加強員工培訓 定期對員工進行財務風險管理和內部控制的培訓，提高員工的風險意識和合規意識 . 合規風險管理：內控機制下的法規遵循與申報
在診所營運中，合規風險管理至關重要。它不僅關乎診所能否合法經營，更直接影響到診所的聲譽、財務狀況和長遠發展。 透過建立完善的內部控制機制，診所可以有效地遵循相關法規，降低因違規行為而產生的風險。合規風險主要體現在醫療法規遵循與健保申報兩個面向。
醫療法規的遵循
醫療法規涵蓋範圍廣泛，從醫師法、醫療法、藥事法到病人自主權利法，每一項都對診所的營運有著直接的影響。診所必須確保所有醫療行為、處置和決策都符合最新的法規要求。這包括：
- 醫師資格與執業範圍：確認所有執業醫師都具備合法的醫師資格，並在許可的執業範圍內執行醫療業務。
- 標準作業流程 (SOP) 的建立與更新：針對診所內各項醫療行為，例如用藥、檢查、治療等，制定明確的SOP，確保所有醫護人員皆能遵循一致的標準，降低醫療錯誤的發生率。 定期(至少每年)檢視並更新SOP，確保符合最新的法規修訂及醫療指引，降低醫療錯誤及法律風險。
- 病人告知同意：在進行任何醫療處置前，必須取得病人的充分告知與書面同意，並妥善保存相關文件。
- 醫療紀錄管理：建立完善的電子或紙本病歷系統，確保醫療紀錄完整、準確、及時，並符合法規要求。
- 醫療廣告規範：診所的行銷宣傳內容需符合醫療廣告相關法規，避免不實或誇大宣傳。 建議建立明確的行銷審查機制，就像給診所行銷宣傳內容裝上「安全阻尼器」或「防火牆」，避免直接觸法風險。
- 資訊安全及隱私保護： 診所需要符合相關法規並保障病患權益。
為確保法規遵循，診所應定期舉辦員工教育訓練，提升合規意識和法律知識. 同時，診所可以考慮尋求醫療法律顧問的專業諮詢，以確保營運符合法律規範，並與主管機關建立良好的溝通管道，及時瞭解政策動態.
健保申報的正確性
健保申報是診所收入的重要來源，但申報流程繁瑣，且法規時常更新，容易產生申報錯誤的風險。 為了避免健保申報爭議，診所應建立一套完善的內部控制機制，包括：
- 建立健保申報SOP與內部審核機制：針對病歷書寫、診斷碼選取、申報資料填寫等環節，建立明確的標準作業流程(SOP)，並在申報前安排專人進行內部審核。
- 加強 ICD-10-CM 訓練：定期參與健保署或相關專業團體舉辦的訓練課程。
- 診斷碼的正確使用： 確保診斷碼的選擇與實際病情及處置相符。
- 病歷書寫的真實性、完整性、清晰性、及時性、正確性：病歷記載必須真實反映病人的病情、醫師的診斷和治療過程，不得虛構、竄改。
- 定期參與健保教育訓練並關注法規更新： 健保法規繁瑣且時常更新，診所應定期安排健保申報相關的教育訓練課程，提升醫事人員的專業知識與技能，並隨時關注健保署的最新公告及法規變動。
- 善用醫療資訊系統： 醫療資訊系統能有效提升申報效率與準確性，減少人工錯誤。
- 定期內部稽覈： 定期進行內部稽覈，可以及早發現申報流程中的問題，並及時改進。
透過以上措施，診所可以有效地降低申報錯誤的風險，減少健保爭議的發生，保障診所的權益. 如有疑慮，可尋求專業健保顧問協助，或聯繫律師進行法律諮詢，降低申報爭議發生的機率. 此外，診所應建立完善的資料保存制度，例如電子病歷的備份、處方箋的歸檔等，也能在面對爭議時，提供強而有力的佐證.
內控機制與法規遵循的持續精進
合規風險管理是一個持續精進的過程。 診所應定期檢視內控機制，並根據最新的法規變化和行業趨勢進行調整。 這包括：
- 定期風險評估： 識別潛在風險點，並制定相應的應對措施.
- 內部控制制度的有效性評估： 定期評估內部控制制度的設計和執行是否有效，並根據評估結果進行改進.
- 員工培訓與知識更新： 定期舉辦員工教育訓練，提升員工的合規意識和法律知識.
- 尋求外部專業協助： 定期諮詢醫療法律顧問，確保診所營運符合法律規範.
只有透過不斷的學習和改進，診所才能在快速變化的醫療環境中保持合規，並確保永續經營. 透過建立完善的內部控制機制，診所可以將合規風險降到最低，保障財務與合規安全，為病患提供更優質的醫療服務.
診所營運法律風險管理：建立完善的內控機制結論
總而言之，診所營運法律風險管理：建立完善的內控機制對於保障診所的永續經營至關重要。 從醫療糾紛的預防與處理、勞資爭議的避免，到財務風險的管控和法規遵循，一套完善的內控機制能有效降低診所面臨的各種潛在風險，確保診所的財務與合規安全。 建立內控機制並非一蹴可幾，需要診所經營者持續投入時間與精力，並根據診所的實際情況進行調整與完善。 透過不斷的學習與改進，診所才能在競爭激烈的醫療市場中穩健發展，為病患提供更優質、更安全的醫療服務。
如果您在診所營運法律風險管理方面有任何疑問或需要進一步的協助，
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診所營運法律風險管理：建立完善的內控機制 常見問題快速FAQ
診所營運中，常見的法律風險有哪些？
診所營運中可能面臨多方面的法律風險，主要包括：財務風險（如預算超支、資金挪用）、合規風險（如違反醫療法規、健保申報不實）、醫療糾紛風險（如醫療事故、溝通不足）以及勞資爭議風險（如工資爭議、不當解僱） [i, j, k]。建立完善的內部控制機制，有助於診所更有效地識別、評估和管理這些風險，確保穩健運營 [i, j].
如何建立有效的醫療糾紛風險管理機制？
要降低醫療糾紛風險，可以從以下幾個方面著手：
- 建立清晰的溝通管道，確保醫護人員與病患之間資訊對稱 [j].
- 優化醫療流程，實施標準化作業流程（SOP），減少人為錯誤 [j].
- 建立完善的醫療紀錄，確保紀錄真實、完整、清晰 [j].
- 加強醫療人員的風險意識，定期舉辦風險管理培訓 [j].
持續關注醫療相關法律與規範的更新，並調整內控機制以符合現行法規 [j].
診所應如何管理財務風險以保障財務安全？
診所可以從以下幾個方面加強財務風險管理：
- 預算編制：精準預測收入和支出，有效控制費用 [i].
- 資金管理：建立現金流量預測，完善收款流程，加強應收帳款和庫存管理 [i].
- 內部控制：建立內部稽覈制度，強化會計制度，實施職務分離，加強員工培訓，防範舞弊和錯誤 [i].
此外，醫師應避免將診所資金挪為私用，所有資金往來都應有明確的會計記錄 [i].
